¿Has planeado ya tus vacaciones?
Junio es un mes en el que bajamos la guardia. El verano está muy cerca y la organización pasa a un segundo plano. En nuestra mente sólo aparece la palabra VACACIONES.
No obstante, si no quieres llevarte sustos ni estresarte a la vuelta, te aconsejo que sigas un proceso de «desintoxicación» de la organización.
No me mailterpretes, por desintoxicación me refiero a no dejar de organizar de golpe, a ir dejándolo poco a poco, manteniendo el control sobre ciertas tareas que tienes que dejar rematadas y otras que tendrás que comenzar a la vuelta.
Esto es algo que suelo hacer quince días antes de irme de vacaciones para no dejar ningún cabo suelto y eliminar preocupaciones pre y post vacacionales.
En este artículo te cuento el proceso que sigo para «desintoxicarme» de la organización los días antes de difrutar de mi libertad y te dejo una pequeña sorpresa final.
Te los cuento en detalle.
Organización de documentos
Es aconsejable organizar nuestros documentos una vez al mes. Sin embargo, como sé que es algo que da mucha pereza, es más realista fijarse dos hitos: mediados y finales de año.
Documentos físicos
Es increíble la cantidad de papel que consumimos. Cada vez que hay algo que anotar tomamos una hoja nueva que, más tarde, queda olvidada entre el montón de papeles de nuestra mesa o en el fondo de un bolso/cajón.
Por no hablar de nuestra manía de imprimir los documentos para «verlos mejor» y poder subrayarlos.
Son costumbres que cada vez están menos presentes en mi vida. La papelería digital y las apps han sustituído el 80% de mi consumo de papel. Actualmente, sólo utilizo el formato físico para actividades que requieren pensar y eso, a la hora de ordenar y archivar documentos, se nota.
Para la organización de documentos físicos, sigo la siguiente rutina:
- Recuperar documentos prestados. Con el tiempo, he aprendido que esto ha de ser lo primero. En mi época de estudiante, sufría micro-cabreos cada vez que alguien me devolvía apuntes después de haberme pasado una tarde entera ordenando y clasificando lo que ya tenía.
- Tirar documentos que ya no van a aportar más. No comparto el método de Marie Kondo de despedirme de los objetos antes de tirarlos a la basura, pero coincido en que si algo ya ha cumplido su misión y no va a aportar nada más no tiene sentido mantenerlo ocupando espacio.
- Ordenar y clasificar documentos a conservar. Por el contrario, si crees que en algún momento necesitarás ciertos papeles, lo mejor es que los guardes en carpetas, cajas o fundas de plástico y que coloques una etiqueta indicando qué es.
Documentos digitales
Con los documentos digitales el proceso se agiliza, sobre todo si has sido capaz de mantener el escritorio de tu ordenador organizado.
Elimina aquellos documentos que no vayas a utilizar más. Para las presentaciones, solemos descargar imágenes o iconos concretos que no necesitamos tener en el ordenador; no ponemos los mismos en todas las presentaciones y es fácil volver a descargar éstos u otros similares.
Almacena el resto en un disco externo, si los vas a consultar con una frecuencia inferior a una vez al mes, o en la nube si necesitas tenerlos a mano.
Organización remanente
Es un concepto que me he inventado para hablar de esos momentos en los que, a pesar de no estar prestando demasiada atención a nuestra organización, somos capaces de mantener nuestro nivel de productividad gracias al trabajo organizativo que hemos realizado con anterioridad.
Unos días antes de las vacaciones tenemos que seguir organizándonos porque, hasta que no llegue el primer día de «libertad», tenemos un compromiso con nosotros mismos y/o con la empresa.
Conviene que realicemos tareas como:
- Informar de qué días vamos a estar fuera a nuestros superiores, compañeros, clientes y demás terceros que dependan o estén relacionados con nuestro trabajo. En nuestro correo, activaremos las respuestas automáticas si procede.
- Revisar si tenemos alguna cita y/o revisión que coincida con nuestro periodo de vacaciones. Solicitar aquellas que necesitemos tener concertadas a la vuelta. Por ejemplo: pedir cita para el oculista porque hay una lista de espera de dos meses.
- Estar al tanto de los plazos de inscripción para la realización de alguna actividad deportiva, académica o profesional.
- Estar al día con Hacienda y actualizar nuestras finanzas para que no se nos acumulen las cuentas de antes y durante el verano.
Aunque pueda parecer un exceso de previsión, también conviene que organices los quince primeros días de tu vuelta. Piénsalo: vuelves de unos días de relax, de ver todos los días a tu familia, de hacer sólo lo que te apetece, de vivir a tu ritmo… ¿prefieres utilizar la organización remanente para trabajar «en automático» durante unos días o volver sin tener ni idea de en qué estabas ni de qué tienes que hacer?
Por último, suelo echarle un vistazo a las nuevas agendas, planificadores, Bullet Journal, apps… que suelen salir en verano y que pueden ayudarme a ser más productiva en Septiembre.
Orden y limpieza
Una vez tenemos todos nuestros documentos físicos y digitales en su sitio y hemos dejado todo perfectamente organizado para irnos y volver tranquilos, llega la parte más liviana: ordenar y limpiar.
El último día de trabajo me gusta limpiar la mesa y ordenar todos los objetos que tengo sobre ella. Con este acto, mi cerebro entiende que me voy dejando todo en su sitio, como debe ser, y me devuelve un sentimiento de satisfacción personal.
Al llegar a casa, vacío el maletín y el estuche para lavarlos. Una vez secos, los meto en bolsas de tela individuales (las típicas en las que suelen venir guardados los bolsos y el calzado cuando los compras) y los guardo en un armario hasta volver a utilizarlos.
Reto «DESORG»
¿Te animas a realizar el Reto de DESintoxicación de la ORGanización?
He creado esta plantilla descargable que resume, en quince días, todas las tareas que acabo de contarte en este artículo.
La quincena antes de irte de vacaciones, dedica cada día a la realización de una tarea y, cuando la completes, táchala en la plantilla con una cruz.
Si te apetece compartir conmigo el proceso de realización del Reto, te invito a subir una foto a tus Redes Sociales con el hashtag #retodesorgtidytoc y a mencionarme para que lo vea.
