[Tid] El «kit» inicial

¿Planificación = Organización?

La Real Academia Española (RAE) define los términos planificación y organización como sigue:

Planificación: Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo armónico de una ciudad, el desarrollo económico, la investigación científica, el funcionamiento de la industria, etc.

Organización: disposición, arreglo, orden.

Podemos ver cómo ambas definiciones están muy ligadas, ya que la planificación comprende un conjunto de eventos ordenados y la propia organización implica un orden, pero son dos conceptos totalmente diferentes. Entonces, ¿por qué los confundes?; sí, aunque no te hayas dado cuenta, los utilizas indistintamente a diario. ¿No me crees? te lo voy a demostrar.

Las Agendas

Sé que tienes una agenda, todo el mundo la tiene en formato papel o digital. Todo comienza en el colegio, donde nos inculcan que hay que anotar las tareas y las fechas de entrega en una agenda (en mi caso, me obligaban a comprar la propia agenda del colegio que estaba personalizada con su escudo, sus festivos y su himno). Seguimos con ese hábito a lo largo del instituto y de la universidad porque es lo que conocemos… ¿algún profesor ha dedicado varios minutos a hablar sobre técnicas de organización? yo no he tenido esa suerte. Por último, nos enfrentamos a la vida del trabajo y a llevar nuestra propia casa con los quehaceres y tiempo que ello conlleva… necesitamos planificar y organizar distintas tareas y subtareas, e incluso anotar lo que implica cada una de ellas; aún así, ¡seguimos usando la agenda para todo ello!.

Agenda con semana vista. ©SelfPaper

¿Me podéis explicar cómo es posible anotar todo en ese espacio?

Y sí, por si os lo estabais preguntando, sé que existen agendas con una página por día.

Agenda con página por día. ©SelfPaper.

Pero, aún así, ¿realmente podéis planificar todas vuestras actividades, moverlas por imprevistos y realizar anotaciones en caso de que sea necesario?. La respuesta es NO, con una agenda estáis planificando pero la organización se queda bastante escasa…

El Tidy-TOC kit

Tras ser compañera de agenda durante muchos años, mi kit depurado de planificación y organización para el trabajo/estudio consta de 4 elementos:

  • 1 planificador
  • 1 libreta A5
  • 2 bolígrafos (1 negro y 1 verde)

Utilizo un planificador semanal que me permite ver de un simple vistazo cómo tengo repartida la carga de trabajo de lunes a viernes. También me ofrece trazabilidad, puedo saber cuántos días me ocupa una determinada tarea y cuál es su camino en el caso de que tenga que desplazarla de un día a otro.

En mi caso, empleo un planificador en blanco, sin fechas, para no dejar vacías aquellas páginas que se van conmigo de vacaciones…

Planificador semana vista.

Como ya he dicho anteriormente, muchas veces hay que establecer subtareas dentro de las propias tareas, e incluso realizar anotaciones de cada una de ellas. Para ello, utilizo una libreta A5. Esta libreta no la llevo siempre conmigo ya que, si necesito saber qué tengo que hacer pero no me interesan los detalles de cada tarea, el planificador es suficiente.

Libreta A5 con cuadrícula.

Con el planificador y la libreta consigo que todas mis tareas estén planificadas y organizadas, puesto que me ofrece más flexibilidad que una agenda convencional.

Os pongo un ejemplo. La semana pasada me había propuesto comprar todos los regalos de Navidad entre el miércoles y el jueves, por lo que incluí esta tarea en mi planificador (Planificación). Tenía cuatro personas a las que regalar y varias opciones para cada una de ellas, así que hice un desglose de todo ello en mi libreta, anotando precios, prioridades y establecimientos de compra (Organización). Estaba todo claro hasta que surgió la propuesta de realizar un viaje de jueves a viernes que hizo que tuviese que mover el segundo día de compra de regalos hacia el sábado (Planificación), buscando un hueco que no interfiriese con otras tareas previamente fijadas (este “arreglo” también implica Organización).

Finalmente, y tras un largo recorrido que comprende desde los bolígrafos Paper Mate, que se pueden borrar, hasta los más modernos que disponen de cuatro colores, puntero para móviles/tablets y hasta nivelador… me decanto por un pilot negro y otro verde de tinta líquida.

Pilots negro y verde.


Para planificar y organizar mi tiempo libre (gimnasio, quedadas, recados, cumpleaños, etc.) recurro al formato digital ya que son datos que no necesito guardar y, en la mayoría de los casos, no requieren de anotaciones. Por tanto, utilizo la aplicación Notas y Recordatorios del móvil. Son apps de iOs pero hay equivalentes en cualquier sistema operativo, como veremos en otras secciones.

Apps Notas y Recordatorios (iOs)

Y este es todo mi kit; ya veis que ocupa poco espacio y es económico. ¿Cómo lo utilizo?, ¡lo descubriréis en las próximas entradas!.

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Si tenéis cualquier pregunta, no dudéis en dejar un comentario o escribirme a través de la sección Contacto que aparece en la parte superior.


2 comentarios sobre “[Tid] El «kit» inicial

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