[TOC] Gestión del Tiempo (I)

Sofía se levanta todos los días a las 07:00h, se pega una ducha, desayuna leyendo las primeras noticias de la mañana y conduce hacia su trabajo. Hoy ha tenido un día de mucho ajetreo: no ha habido café, su comida ha tenido que durar menos de una hora y ha salido a las 20:00h del trabajo. Cuando llega a casa, cena viendo un par de vídeos de Youtube y se va de nuevo a la cama. Por fin, su día ha acabado. Está agotada pero, minutos antes de dormir, tiene la sensación de no saber exactamente en qué ha gastado su tiempo…

¿Os sentís identificados? De ser así, Sofía y tú no sois productivos al 100%.

Trabajo Productivo & Trabajo Improductivo

No todo el tiempo que empleas en el trabajo o en casa es productivo. Para que lo sea, es necesario establecer una serie de objetivos:

  • Priorizar tareas.
  • Definir cuál es tu equilibrio entre trabajo y vida personal.
  • Descubrir cómo utilizas realmente tu tiempo.

Ahora, vamos a desvelar cómo ha sido el día de Sofía:

El principal problema de Sofía es que no había establecido un plan de trabajo. Ese plan es importante ya que, no sólo le habría mostrado qué tareas debía realizar ese día y en qué orden, sino que también le habría ayudado a cambiar sus propios planes.

Sofía tenía dos tareas prioritarias, marcadas por su jefe: acudir a una reunión y entregar el listado de clientes para las 17:00h. No podía saber exactamente cuánto iba a durar la reunión pero, si le hubiese preguntado a algún compañero que ya hubiese acudido (o recordase otras reuniones anteriores), habría sabido que rara vez empieza a la hora fijada y que suelen extenderse. Además, decidió dejar el listado para el último momento sin tener en cuenta posibles imprevistos.

Por otro lado, la presentación de Carlos estaba prevista para la semana que viene por lo que, no era necesario haber empleado tiempo ese día en hacerla. Laura y Sofía podían haber ido a tomar un café para hablar de sus vacaciones después del trabajo u otro día más despejado.

Por ello, es importante que cada día, cada semana, hagas tu plan de trabajo.

¿Cómo creo mi plan de trabajo?

Un plan de trabajo, que te ayude a mejorar tu eficiencia, ha de contener al menos los siguientes puntos:

  • Prioridad.
  • Descripción.
  • Solicitante.
  • Fecha de entrega.
  • Duración.
  • Fecha de comienzo.
  • Subtareas.

A veces, nos cuesta definir cada uno de los puntos anteriores. Sobre todo, nos solemos preguntar:

¿Cómo sé cuánto me va a llevar realizar una tarea?

En el caso de que esa tarea venga fijada por tu jefe/tutor, puedes preguntárselo a él. También puedes preguntar a otros compañeros que ya hayan pasado antes por ello.

Es importante que cuando te enfrentes a una tarea por primera vez, anotes cuánto tiempo te ha llevado. De esta forma, podrás hacer una estimación mejor la próxima vez que la tengas que realizar.

¿Cómo establezco mis prioridades?

La mayoría de las veces, las prioridades vienen definidas por tu jefe/clientes/tutor. En caso de que no sea así, eres tú el que debe establecerlas.

Para ello, presta atención a tu entorno. Identifica los temas más comentados en reuniones, anuncios y comunicados. Las tareas vinculadas con esos temas serán tu prioridad.


Fíjate en las prioridades de tus compañeros. Esto puede ayudarte si eres nuevo o tienes dificultades para identificarlas, pero también puede ser una ventaja si quieres desmarcarte y explorar otras nuevas.

Si varias tareas tienen la misma prioridad, ordénalas según tu estado de ánimo. En mi caso, suelo hacer las tareas más livianas o automatizadas después de comer porque es cuando empiezo a notar el cansancio del día. Sin embargo, las primeras horas de la mañana son estupendas para lidiar con las tareas más complicadas.

Y ahora, ¡te animo a realizar el plan de trabajo para la próxima semana! Si lo prefieres, puedes descargarte el que he preparado para vosotros.


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5 comentarios sobre “[TOC] Gestión del Tiempo (I)

  1. Hola Nuria, genial iniciativa, te felicito. Después de unos cuantos años viendo cómo se destruyen planificaciones una tras otra, y viendo cómo se pierde tiempo y esfuerzo en replanificar, he podido llegar a algunas conclusiones de qué tener en cuenta para realizar planificaciones. En el mundo en que vivimos, profesionalmente hablando, cada vez es más importante planificarse bien para tratar de ser el primero en ofrecer nuevas soluciones al mercado. Desde mi punto de vista tenemos que simplificar y priorizar tareas, y dar sólo importancia a lo que realmente lo tiene. Aquellos que sean capaces de ubicar tareas importantes simplificándolas, serán los que vayan más rápidos en sus proyectos. Tareas simples, cortas e importantes, intentando llegar al detalle, sin pasarse, y sin desarrollar muchas tareas tediosas y complicadas. Por otra parte, aquellos proyectos que demanden de prototipos, es necesario que se fabriquen lo antes posible (prototipado rápido) para obtener información sobre el producto lo antes posible y poder aplicarla (fallar rápido). La experiencia final del usuario (mantenimiento y/o cliente) es básica para obtener un producto fiable, seguro y mantenible. Nosotros somos los responsables de hacer las planificaciones, y, por tanto, los responsables de hacerlas lo más sencillo posible para aportar valor al mercado en el menor tiempo posible.

    Finalmente, respecto al plan de trabajo en nuestra vida cotidiana, no estoy tan convencido de que sea tan necesario, a veces hay que dejar un poco de espacio a imprevistos y otro ritmo más lento en nuestras tareas fuera del trabajo; por tanto, creo que no hay que preocuparse tanto y estar más centrados en reducir nuestro nivel de estrés. Luego tiene que haber una combinación entre estrés (trabajo) y relajación (vida cotidiana). Opino que el orden y la planificación nos ayuda a vivir mejor, pero no siempre es absolutamente necesario, a veces es bueno un poco de relax, no crees?. Un abrazo.

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  2. Hola, Enrique:
    Muchas gracias por tu comentario. Estoy totalmente de acuerdo contigo: es muy importante simplificar (dividir las tareas complejas en otras más simples y rápidas) y planificar para ser más eficientes en el trabajo. Y más aún cuando tu trabajo está siempre condenado a fechas de entrega marcadas por el cliente, el cual siempre quiere resultados lo antes posible.
    En cuanto al terreno personal, tal y como he comentado en entradas anteriores, no me gusta planificar mi tiempo libre y creo que no debería hacerse al milímetro. No obstante, entiendo que haya gente olvidadiza que necesite anotar tareas cotidianas como sacar dinero, echar gasolina, etc. El plan de trabajo está enfocado únicamente al ámbito laboral o a tareas relacionadas con el estudio.
    ¡Espero que sigas visitando el blog y animándote a comentar!
    Muchas gracias y hasta pronto.

    Le gusta a 1 persona

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