[TOC] Gestión del tiempo (II)

Estamos a mitad de semana y ha llegado el momento de evaluaros: ¿qué tal os ha quedado vuestro plan de trabajo? Espero que lo hayáis puesto en práctica durante esta semana y que os haya sido útil.

La semana pasada hablábamos de que, para conseguir un trabajo productivo, es necesario marcar tres objetivos:

  • Priorizar tareas.
  • Definir cuál es tu equilibrio entre trabajo y vida personal.
  • Descubrir cómo utilizas realmente tu tiempo.

Habíamos quedado en que la mayoría de las veces es el propio jefe/tutor el que nos marca la prioridad de nuestras tareas. No obstante, no siempre es así, has de saber establecer tus propias prioridades. Para ello, era importante fijarse en nuestro entorno, en cómo lo hacen nuestros compañeros y en nuestro propio estado de ánimo.

Pues bien, esta semana nos toca hablar de tu equilibrio trabajo/vida y de cómo puedes cuantificar en qué empleas tu tiempo.

Empezamos.

Tu equilibrio trabajo/vida personal

Con el avance de las nuevas tecnologías tenemos autómatas que se fabrican a sí mismos, drones que construyen casas… pero, ¡no existe nada que nos permita crear más tiempo! Y, por mucho que nos esforcemos, sólo disponemos de 24 horas al día, 7 días a la semana y 365 días al año (366 si es año bisiesto)… el tiempo es un recurso escaso y, por eso, debe ser beneficioso PARA TI.

El equilibrio entre el trabajo y la vida personal es decisión propia, depende de los valores de cada persona. Hay personas que sueñan con llegar a la cima de su carrera profesional cueste lo que cueste; hay otras que dan más prioridad a construir una familia y atenderla. ¿Veis cómo es importante saber establecer prioridades?

Sea cual sea tu decisión no olvides que, sobre este equilibrio, tú tienes más CONTROL del que crees.

Evidentemente no existe una receta mágica que nos permita dedicar las horas que queramos al trabajo y a la vida personal. Habrá algún día en el que tengas que hacer horas extra, pero sólo en ocasiones excepcionales, ya que es importante saber gestionar tu tiempo.

¿En qué gastamos el tiempo?

Si anotáramos el tiempo que empleamos a cada actividad diariamente, obtendríamos unos resultados sorprendentes.

En la siguiente tabla vemos un ejemplo de monitorización del tiempo en una jornada laboral. Vemos que esta persona en concreto ha empleado más tiempo en ir de reunión en reunión que en realizar su propio trabajo. Muchos os sentiréis identificados.

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Ejemplo de monitorización del tiempo en un día de trabajo.

También os sorprendería saber la cantidad de tiempo que empleamos en saludar y charlar con los compañeros. Al igual que Sofía, todos tenemos a una Laura que nos venga a contar sus vacaciones, el fin de semana o a hablarnos de la última película que ha visto en el cine. Sí, nosotros también somos Laura muchas veces…

¡Te propongo un reto! Monitoriza tu tiempo a lo largo de un día, anotando en una tabla de Excel a qué actividad (trabajo propio, reunión, ayudar a compañero, charlar, tomar café, etc.) te dedicas cada 30 minutos. Es importante que seas honesto contigo mismo y lo indiques absolutamente todo ya que, cuando descubras hacia dónde va tu tiempo, te será más fácil afinar tu agenda y centrar tu trabajo.

La importancia de saber estimar

Llegados a este punto, conocemos dos herramientas que nos permiten mejorar nuestra eficiencia:

  • El plan de trabajo: se utiliza para planificar las tareas a cumplir a lo largo del día y realizar en primer lugar aquellas que sean prioritarias. En resumen, un buen plan de trabajo mejora la productividad. 
  • El registro del tiempo: la monitorización nos ayuda a identificar en qué gastamos nuestro tiempo. Podemos cuantificar qué porcentaje de nuestro tiempo ha sido productivo.

La estimación es un factor íntimamente relacionado con ambas herramientas. ¿Cómo estimo cuánto tiempo me va a llevar una tarea? La mejor estimación procede de la experiencia.

Un cartero es capaz de conocer con gran exactitud cuánto tiempo le llevará repartir la cantidad de correspondencia que le ha sido asignada ese día. Y, ¿por qué? Pues porque lo hace diariamente. Ha pasado antes por esas tareas y puede hacer una buena estimación del tiempo que le llevará realizarlas la próxima vez.

Por eso insisto en que hay que anotar cuánto tiempo empleamos en cada actividad. Podemos hacerlo en formato de tabla, utilizar bases de datos, etc. Además, no sólo debe hacerse cuando te enfrentas a una tarea por primera vez,sino que es importante hacerlo constantemente para calcular tu eficiencia. Si eres menos eficiente realizando una determinada tarea, podrás analizar la causa.

Serás más productivo cuanto mejor sea tu capacidad para estimar.

¿Cómo gestiono las comunicaciones?

No importa quién seas y qué profesión tengas, recibes constantemente correos electrónicos y mensajes de Whatsapp.

No nos damos cuenta pero invertimos una gran cantidad de tiempo en las comunicaciones. Cuando suena el «beep» inmediatamente miramos ese correo electrónico o mensaje nuevo, ¿verdad?

Para ser más eficientes durante nuestra jornada laboral, tenemos que evitar mirar los correos y whatsapps nada más recibirlos. Seguro que la mayoría de ellos no son importantes y puedes mirarlos en otro momento.

Intenta escoger un momento adecuado de la jornada laboral para responderlos. Por ejemplo, el descanso que haces para tomar el café o comer algo es perfecto para responder a tus amigos. También puedes contestar correos que no son urgentes justo antes de salir del trabajo.

Si tu situación laboral no te permite seguir este consejo, intenta al menos no responder nada más recibirlos.

Por último, y aunque pienses «qué pereza», puedes ahorrar mucho tiempo si clasificas tu bandeja de correo electrónico en carpetas. Utiliza las reglas de etiquetas para que tu correo se mueva automáticamente a la carpeta correspondiente y revisa sólo aquellos que sean prioritarios. ¡Ya mirarás el resto cuando tengas más tiempo!

Etiqueta los correos para ahorrar tiempo.

Y con esto ya estamos llegando al fin de la saga «Gestión del Tiempo». La próxima semana podréis encontrar la última entrega, que viene cargada de un repaso de contenidos y ejemplos prácticos, en la sección TOC.


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5 comentarios sobre “[TOC] Gestión del tiempo (II)

  1. Pues he visto un montón de vídeos y fotos de bujo me he comprado el libro que comentabas, mala, eres muy mala, 😉🤭y el resultado es… (redoble de tambores tatatata)
    Genial.
    Gracias.

    Me gusta

    1. Gracias a ti, Victoria. Me alegra mucho que hayas hecho todo lo que comentas. Además, teniendo tres blogs seguro que te viene bien utilizar técnicas de planificación/organización para definir qué publicar y cuándo 😊
      Un saludo.

      Le gusta a 1 persona

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