[TOC] Gestión del Tiempo (III)

He aquí la última entrega de «Gestión del Tiempo» con un repaso de los contenidos vistos hasta ahora y algún ejemplo de uso.

Fotografía: Gerardo Q.

Como siempre, comenzamos diciendo que nuestro tiempo es productivo si se cumplan tres objetivos:

  • Priorizar tareas.
  • Definir tu equilibrio trabajo/vida personal.
  • Descubrir cómo utilizas realmente tu tiempo.

En «Gestión del Tiempo (I)» abordamos el primero de ellos.

Quedamos en que principalmente son nuestros jefes/tutores los que establecen nuestras prioridades pero que, hay otras veces en las que somos nosotros mismos los que debemos definirlas. Para ello, hay que prestar atención y darnos cuenta de cuál es el tema más mencionado en las reuniones o eventos de nuestra empresa. También puedes utilizar otras técnicas como, simplemente, fijarte en algún compañero.

Una vez definidas las prioridades, es importante crear un plan de trabajo para cada día de la semana, de tal forma que todas nuestras tareas estén ordenadas según su orden de prioridad.

Con «Gestión del Tiempo (II)» nos dimos cuenta de que el tiempo es un recurso muy escaso. El día sólo tiene veinticuatro horas, así que hay que gestionarlo de tal forma que sea beneficioso para ti. Es muy difícil encontrar el equilibrio exacto entre el trabajo y la vida personal, aunque tú tienes más control sobre él del que crees. Conocer en qué gastamos realmente el tiempo puede ser una solución. Y, ¿cómo puedo saberlo? Con un registro de tu tiempo. Es decir, anotando a qué dedicas tu tiempo cada treinta minutos, durante un día, puedes descubrir que quizás debas tomar menos cafés u organizar menos reuniones.

Seguro que también te has dado cuenta del tiempo que realmente dedicas a mirar el móvil o el correo eléctrico cada vez que te llega. ¿Has intentado contestar mensajes sólo en un determinado momento del día?

La multitarea

Si has probado a crear un plan de trabajo, estoy segura de que estás pensando «esto está muy bien pero ¿qué hago cuándo mis prioridades están cambiando constantemente?». Y aquí es cuando hay que hablar de la multitarea.

Cada vez que dejas a medias una tarea para comenzar otra nueva, necesitarás tiempo para familiarizarte de nuevo con la primera cuando quieras volver a retomarla. Tiempo para recordar qué estabas haciendo, en qué punto te encontrabas y cuál era el siguiente paso. Ese tiempo se conoce como «coste del cambio».

Esto implica que si habías estimado que el ejercicio «A» te iba a llevar treinta minutos, ese tiempo podría convertirse en una hora si, una vez comenzado, el profesor te dice que es mejor que hagas el ejercicio «B» primero.

Por ello, lo importante es que una vez que empieces una tarea la acabes. Sé que esto no es posible la mayoría de las veces, ya que no siempre depende de nosotros. No obstante, si no puedes centrarte en una única tarea, tómate un momento antes de cambiar a la siguiente y deja anotaciones sobre dónde estabas y cómo has de seguir después. De esta forma reducirás tu coste de cambio.

Deja anotaciones para retomar la tarea en otro momento.

Ejemplo práctico

Supongamos que esta mañana al llegar al trabajo te has encontrado con la siguiente situación:

  • Tienes en marcha el listado de clientes que tu jefe te pidió para esta tarde.
  • El informe de las ventas del último cuatrimestre de 2018, también solicitado por tu jefe, está empezado. Tienes que entregarlo mañana.
  • La semana pasada eras el encargado de tomar las notas de la reunión de departamento y enviárselas a tus compañeros. Te han pedido que lo hagas antes de mañana.
  • Tu cliente de Francia necesita, para el 4 de febrero, una tabla comparativa («benchmarking») con las ventajas e inconvenientes que ofrece tu producto frente al de la competencia.
  • Tienes un correo del taller: vuestro producto estrella no puede salir a la venta la semana que viene porque no cumple los estándares de calidad. Hay que elaborar un informe explicando la situación y proponiendo acciones de mejora. La fecha límite es hoy.

¿En qué orden harías las tareas? Te doy cinco minutos para que pienses cuál sería tu plan de trabajo.

¿Lo tienes?

Le he planteado el mismo ejercicio a seis compañeros de trabajo, que denominaré como C(i) siendo «i» un número comprendido entre 1 y 6. Vamos a analizarlos según su grado de eficiencia, comenzando por el plan de trabajo más ineficiente.

Plan de trabajo C(3)

Plan de trabajo de C(3) para hoy.

Creo que mi estimado compañero C(3) ha sido demasiado optimista, y a la vez arriesgado, con su planificación. ¡Ha definido cuatro tareas con prioridad 1!

Ha decidido darle prioridad a una tarea que le han pedido sus compañeros y que, por tanto, seguramente podría haber pospuesto. Además, ha preferido finalizar el informe de ventas, que no tiene que entregar hasta mañana, antes que acabar con el listado de clientes que debe entregar hoy.

Si este supuesto fuese real, posiblemente mi compañero tendría que hacer horas extra para poder enviar hoy el listado de clientes.

Plan de trabajo C(4)

Plan de trabajo de C(4) para hoy.

C(4) le ha dado más prioridad a tres de las cinco tareas pendientes. Ha preferido acabar las dos tareas que ya había comenzado (el listado de clientes y el informe de ventas), a pesar de que una de ellas no tiene que entregarla hasta mañana, y luego centrarse en el informe de calidad que ha de enviar hoy. Trabajará en las notas y en el benchmarking cuando tenga el resto solventado.

C(4) no lo ha hecho del todo mal puesto que, en mi opinión, ha decidido acabar lo empezado para evitar perder tiempo en familiarizarse de nuevo con ello y ha dejado para después las tareas que corren menos prisa.

El único inconveniente que le veo a este plan de trabajo es que si el listado y el informe de ventas llevan más tiempo de lo esperado, quizás C(4) tenga que acompañar a C(3) para entregar hoy el informe de calidad.

Plan de trabajo C(5)

Plan de trabajo de C(5) para hoy.

Al igual que C(4), C(5) ha definido tres tareas con el máximo índice de prioridad. La diferencia es que C(5), como buen «apurón», ha preferido hacer el informe de calidad lo antes posible.

Creo deducir que ha preferido realizar el informe de ventas, que tiene que entregar mañana, antes que el listado que ha de enviar hoy porque el primero lo había empezado antes que el segundo. Le preguntaré si es así.

Me sorprende que C(5) prefiera realizar el benchmarking, que no ha de entregar hasta dentro de dos semanas, antes que enviar la notas a sus compañeros. Está claro que al final el cliente es el que manda pero, teniendo tiempo de sobra, no tiene sentido demorar tanto el envío de las notas.

Mi conclusión es la misma que en el caso de C(3) y C(4): como se le «atragante» una de las tareas, dudo mucho que le dé tiempo a entregar el listado de clientes hoy.

Plan de trabajo C(6)

Plan de trabajo de C(6) para hoy.

El plan de trabajo de C(6) tiene buena pinta. Ha marcado las tres tareas que tiene que entregar hoy como prioridad máxima. Además, coloca en tercer lugar las notas de la reunión puesto que, si fuese necesario, podría hablar con sus compañeros y posponer el envío. El resto de tareas no son tan prioritarias por lo que las hará el mismo día o el día siguiente, dependiendo del tiempo que le sobre.

Plan de trabajo C(1) y C(2)

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Plan de trabajo de C(1) y C(2) para hoy.

Mis compañeros C(1) y C(2) han dado con la solución más eficiente: sólo tienen dos tareas con prioridad 1.

Hoy tienes que completar tres tareas: el listado de clientes, el informe de calidad y las notas de la reunión. De estas tres, vamos a dejar apartada las notas de la reunión de momento puesto que, como he comentado antes, no será muy difícil convencer a los compañeros de que se las envías mañana y, más aún, teniendo en cuenta el imprevisto del informe de calidad (el no poder sacar al mercado un producto es negativo para toda la empresa).

Ahora, ¿qué debemos realizar antes: el listado de clientes o el informe de calidad? La mayoría diría que el informe de calidad porque ¡es urgente! Pero yo no recuerdo haber hablado de hora límite… Solemos anteponer cualquier tarea que nos acaba de surgir, y que no son tan prioritarias como creemos, a otras a las que ya hemos dedicado un número de horas considerable. El motivo: no sabemos planificar de forma eficiente.

Si ya hemos empezado el listado de clientes hace dos días, será más eficiente acabarlo y a continuación comenzar de cero con el informe de calidad. Ambas tareas han de entregarse hoy pero, si comienzas con el informe de calidad, necesitarás más tiempo para volver a centrarte en el listado de clientes que ya tenías empezado.

¿Por qué he colocado el informe de ventas antes que entregarle las notas a los compañeros? Porque al igual que el listado de clientes, el informe de ventas ya está empezado.

Lógicamente, el benchmarking irá en último lugar puesto que aún tenemos dos semanas para completarlo. Si surgen nuevas prioridades, ya las iremos gestionamos tal y como lo hemos hecho hoy.

Consejos clave

Para no perder las buenas costumbres, acabamos la entrada con cinco consejos clave:

  • Crea tu plan de trabajo.
  • Establece prioridades.
  • Averigua en qué gastas tu tiempo.
  • Estima tu tiempo basándote en tu experiencia o en la de tu entorno.
  • Trata de acabar una tarea antes de pasar a la siguiente.

El objetivo de las entradas sobre «Gestión del Tiempo» no es que os convirtáis en gurús de la planificación sino que, aplicando dos o tres de estos cinco consejos clave, podáis ir mejorando poco a poco vuestra eficiencia.


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3 comentarios sobre “[TOC] Gestión del Tiempo (III)

  1. Como siempre muy instructivo, pero… tengo un problema.
    Utilizar demasiadas palabras técnicas me despista, no tengo ni idea de qué es un benchnoseque por lo que he perdido 😢
    Un abrazo tesoro.
    Ah! No te imaginas cómo me ha quedado el bujo.

    Le gusta a 1 persona

    1. No te preocupes, Victoria, yo te lo explico. El benchmarking consiste en analizar los productos o servicios de la competencia. Por tanto, aunque no lo supieras, estoy segura de que tú misma has hecho benchmarking antes de comenzar con tu blog; incluso puede que lo sigas haciendo.
      Y, por favor, siempre que surja cualquier duda, aunque sea mínima, pregunta que para eso estamos.
      Como siempre, ¡muchas gracias por tu comentario! ¡Me encantaría ver ese BuJo!

      Le gusta a 1 persona

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