[Tid] Haz tu trabajo más productivo (II). Sintetizar

El domingo pasado mencioné cuatro tips o consejos que ayudarán a conseguir tus objetivos en menos tiempo:

  • Tip 1: Orden & Limpieza.
  • Tip 2: Estructura & Diseña.
  • Tip 3: Sintetiza.
  • Tip 4: Digitalízate.

En «Haz tu trabajo más productivo (I)» analizamos los dos primeros y, aunque es lógico pensar que en esta entrada abordaremos los restantes, hoy sólo hablaremos de sintetizar. ¿Por qué? Porque tanto el tip 3 como el 4 son tan extensos que no pueden compartir una misma entrada.

¿Qué es sintetizar?

Conozcamos su definición con una simple búsqueda en Google:

Sintetizar.

1. Reunir en una síntesis.

2. Exponer de una forma breve, escrita u oral, y a modo de resumen, un conjunto de ideas fundamentales relacionadas con un asunto o materia que estaban dispersas.

Google Diccionario.

Os habréis dado cuenta de que aparece la palabra «resumir» en la definición de sintetizar. Probad a buscar sinónimos de sintetizar. ¿De nuevo ha aparecido el verbo «resumir», ¿verdad?

Pues no, sintetizar no es resumir. Veamos que nos dice de nuevo Google:

Resumir.

1. Exponer de forma breve, oral o escrita, la idea principal o la partes de un asunto o materia.

2. Reducir o acortar la extensión de una explicación.

Google Diccionario.

La síntesis no es un resumen, toma múltiples elementos, a veces de diferentes áreas, para crear otro que toma la esencia de los primeros pero que aporta algo nuevo.

Sintetizar engloba simplificar y explicar. Por ello, es una cualidad muy valiosa y esencial que todo líder ha de tener.

La importancia de sintetizar…

Vivimos en una sociedad en la que lo único que no nos sobra es tiempo. Siempre tenemos prisa. Tendemos a abandonar eventos/textos que nos parecen demasiado extensos al considerar que estamos perdiendo el tiempo.

Analicemos situaciones cotidianas: ¿qué piensas cuando ves que alguien te ha enviado un audio de WhatsApp de más de dos minutos? ¿Y cuándo abres un correo con más de dos párrafos? A todos nos pasa, la palabra es «PEREZA».

En la comunicación oral.

Antes de comenzar a escribir esta entrada, hice una búsqueda por Internet para conocer qué opiniones circulan por la red y descubrí un artículo muy interesante titulado «Synthesis: A Critical Leadership Skill». En él aparecen claros ejemplos de lo importante que es simplificar. Os traduzco uno de ellos:

En Gettysburg, durante la Guerra Civil, el político y educador Edward Everett dio un discurso de más de horas. La gente estaba confusa por la guerra por lo que, explicar la necesidad y el contexto era importante pero, las horas de pontificación no era lo que necesitaban.

TripleCrown Leadership.

Y a mí me gustaría añadir una frase de Woodrow Wilson:

Alguien dijo que «si quieres que hable diez minutos avísame con dos semanas de antelación; si quieres que hable cinco minutos, debería saberlo una semana antes, pero si quieres que hable todo el día, aquí estoy».

Woodrow Wilson.

¿Qué quiero decir con esto? Que a pesar de que es necesario, sintetizar no es fácil.

En la comunicación escrita.

Correos electrónicos.

Según un estudio realizado por Boomerang, los correos que contienen entre 50 y 125 palabras tienen una tasa de respuesta igual o superior al 50%. ¿Veis la importancia de sintetizar?

Aunque, tampoco hemos de pasarnos sintetizando ya que, sólo el 36% de los correos cortos, de menos de 10 palabras, reciben respuesta.

Redes Sociales.

Facebook. Jeff Bullas indica que los posts con un número de caracteres menor o igual a 80 presentaban una interacción del 66%.

Twitter. Buddy Media asegura que los tweets con menos de 100 caracteres reciben un 17% más de interacción.

Instagram. La propia red social recomienda utilizar menos de 125 caracteres en las publicaciones.

Cómo sintetizar.

Recuerdo que cuando estaba en el instituto, tenía que hacer esquemas sobre textos filosóficos y no se me daba nada bien. Me frustraba ver que la profesora era capaz de resumir un texto extenso en tan pocas palabras, mientras que yo empleaba una hoja entera.

¿Sigue siendo así? Afortunadamente, no. Con el tiempo mejoré mi capacidad de síntesis y, en gran parte, gracias a los «mind maps» o mapas conceptuales.

Que es un mapa mental y cuáles son sus características
Mapa conceptual. ©TuGimnasiaCerebral.

Siguiendo este enlace encontraréis una página sobre cómo hacer mapas conceptuales y algunos ejemplos.

Para los correos electrónicos, te recomiendo que intentes lo siguiente:

  1. El asunto de tu correo ha de contener sólo 3-4 palabras.
  2. Debes incluir una introducción, nudo y desenlace en menos de 200 palabras.
  3. Utiliza listas, numeradas o no, para reducir contenido.
  4. No incluyas absolutamente toda la información en un correo. Escribe sólo las ideas principales. Si el destinatario necesita información adicional, te la solicitará.


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