[Tid] Haz tu trabajo más productivo (III). Digitalízate

Con esta entrada concluimos la entrega «Haz tu trabajo más productivo» hablando de la digitalización.

¿Qué quiero decir con «digitalización»? Nada más y nada menos que utilizar los dispositivos electrónicos (móvil, ordenador, tablet) que, hoy en día, todos tenemos a nuestro alcance para ahorrar tiempo y reducir el consumo de papel.

Dar el salto es complicado. Lo sé, ¡a mí me encanta escribir en papel! Cuando estaba en la universidad, llevaba unos cuantos folios reciclados y un pilot negro, de tinta líquida, para tomar apuntes «a sucio». Al llegar a casa, los pasaba «a limpio» en folios nuevos y con bolígrafos de colores.

¿Por qué hacía eso? ¿Por qué nos gusta tomar apuntes a mano? En mi caso, porque me permitía escribir y memorizar simultáneamente. Este motivo es muy común, lo he escuchado muchas veces. Hay otras personas que directamente escriben en papel porque les asusta «lo nuevo», porque dicen que les duele la cabeza o se les cansa la vista al estar mucho tiempo con la pantalla, etc.

Pero, seamos sinceros, tomar notas a mano consume tiempo, papel y espacio para almacenarlo.

Papel vs notas digitales.

Os puedo dar cinco buenas razones para tomar notas digitales:

  1. Rapidez. Generalmente, se tarda menos tiempo en teclear que en escribir en papel.
  2. Ahorro económico. Con las notas digitales sólo has de gastar una vez en el dispositivo electrónico, lápiz digital/teclado (opcional) y app (opcional, puedes utilizar una gratuita). La escritura en papel supone comprar libretas, bolígrafos, tipp-ex, etc. frecuentemente.
  3. Almacenamiento. Puedes almacenar todas tus notas en local, en la nube, en un lápiz USB o en un disco duro. Compara el espacio físico que necesitas para almacenar los apuntes tomados en un año con el tamaño de un USB.
  4. Facilidad para compartir. No has podido asistir a una reunión y le pides las notas a tu compañero. Las tiene en su libreta así que tienes dos opciones: copiarlas en tu libreta (te va a llevar tiempo) o sacar una foto (la vas a perder seguro). Con lo fácil que sería que te las enviara por correo electrónico o que tuvierais una aplicación colaborativa… además, podrías añadir tus anotaciones.
  5. Disponibilidad. Sales pitando a tu próxima reunión y, cuando llegas, ¡te das cuenta de que se te ha olvidado la libreta con tus notas! Puedes almacenar tus nota digitales en la nube y acceder a ella desde cualquier dispositivo.

Apps de notas.

Existen infinidad de aplicaciones para tomar notas digitales, tanto gratuitas como de pago, pero voy a hablaros de dos: OneNote y Evernote.

¿Por qué escojo éstas y no otras? Por compatibilidad. Ambas pueden utilizarse con Android, iOs, macOs, web y Windows.

Valoración de OneNote y Evernote según AppStore.

Y, precisamente, la compatibilidad me ha llevado a descartar GoodNotes. Hace años, utilicé su versión gratuita para tomar notas con el iPad (sólo está disponible para este tipo de dispositivos) y estaba satisfecha. No obstante, hoy en día necesito que mis notas estén accesibles así que no la contemplo como opción.

Microsoft OneNote.

Trabajo en una empresa que apuesta por Microsoft Office365 por lo que, OneNote, es la aplicación que utilizo en mi trabajo para tomar notas.

No obstante, la utilizo también para mis notas personales debido a la interfaz y a las siguientes prestaciones:

  • Notas de voz. Puedes insertar audios en tus notas.
  • Esbozos. Puedes tomar tus notas a mano, a través de tu propio dedo o de un lápiz digital.
  • Disponibilidad. Las notas se guardan en la nube por lo que puedes retomarlas, cuando te apetezca, desde cualquier dispositivo (a través de la versión web o de la propia aplicación).
  • Estructura. Permite organizar las páginas en secciones y mantenerlas en uno o más bloc de notas.
  • Colaboración en línea. Puedes compartir una página o un bloc de notas con otros usuarios y trabajar sobre ellas en línea. Si lo prefieres, también puedes compartirlas en estático, es decir, sin que se actualicen automáticamente cuando su autor realice cambios.
Notas en la aplicación OneNote.

Y ahora os cuento mi secreto mejor guardado: ¡utilizo OneNote como Bullet Journal digital! ¿Cómo? A través de los iconos que aparecen en la barra de herramientas. Os muestro todos ellos, con su significado, en la siguiente imagen.

Puedes utilizar OneNote como Bullet Journal.

Veis que algunos tienen un tick. Inicialmente aparecen vacíos pero, cuando completas esa tarea, puedes hacer clic en ellos y marcarlos como completados.

Además, os dejo por aquí un vídeo muy corto en el que podéis ver cómo hacer un Bullet Journal en OneNote.

¿Algún inconveniente? Claro. No tiene plantillas predefinidas (calendario, checklists, seguimiento de actividades, etc.) más allá de fondo en blanco, rayado o con cuadrícula. Aunque, para ser justos, es cierto que pueden descargarse de Internet

Tanto si sois nuevos en OneNote como sino, podéis visitar este enlace para acceder a un mini curso ofrecido por Microsoft.

Evernote.

Al igual que OneNote, Evernote te permite:

  • Insertar notas de voz y esbozos.
  • Estructurar, retomar y compartir tus notas desde cualquier dispositivo.
Notas en la aplicación Evernote.

Pero además, he de destacar dos ventajas respecto de la otra aplicación:

  • Chat para comunicarte en línea con otros usuarios de una misma libreta.
  • Plantillas predefinidas, clasificadas en «vida», «colegio» y «trabajo». Con ellas puedes realizar seguimientos semanales/mensuales de tus objetivos/peso, checklists, notas de reuniones, búsqueda de empleo, etc.
Evernote. Plantillas predefinidas.

Y, en esta aplicación, también podemos hacer un seguimiento de tareas. Es decir, es posible definir una serie de tareas y ponerles un tick cuando se hayan realizado.

Aquí tienes una guía sobre cómo empezar a utilizar Evernote.

Por tanto, ¿qué es mejor: OneNote o Evernote? Depende de qué necesidades tengas y de tus gustos. Yo soy más de OneNote, ¿y tú?.

Y hasta aquí la entrada de hoy pero, estad atentos porque, el miércoles, ¡habrá una sorpresa en mi canal de Youtube!


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One thought on “[Tid] Haz tu trabajo más productivo (III). Digitalízate

  1. Te pasaste por el instagram que te comenté? La chica que te decía compra una plantilla del año en PDF, según entendí y con la aplicación que comentas que descartas la usa para hacer un bullet Journal con el Apple Pencil, incluso hace lettering. Un abrazo tesoro.

    Le gusta a 1 persona

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