[TOC] Planifica conmigo.

Hoy os muestro mi rutina de planificación en un día normal de trabajo.

Estimación del tiempo disponible.

Aprovecho el desayuno para hacer un repaso de cómo tengo el día, es decir, reviso los eventos que ya están fijados como reuniones, recados, etc. Así, antes de comenzar la jornada laboral o de estudio, ya tengo una idea del tiempo que realmente voy a tener libre para hacer el resto de tareas.

Define la técnica que mejor se adapte a tus necesidades.

Lo primero que hago nada más llegar al trabajo es coger energía, es decir, tomar un café. Después de espabilar, comienza la planificación.

Aunque no sigo el método del Bullet Journal estrictamente, sí que utilizo los key o bullet points para identificar qué tipo de tareas tengo que realizar de una forma más visual. Existen muchos pero creo que es importante que sólo utilices los que más te interesen… ¡incluso puedes crear los tuyos propios! Al final, tienes que estar a gusto con tu manera de planificar para no perder esta rutina.

Una duda, que supongo que a todos nos ha surgido, es si utilizar una agenda (o planificador) para el trabajo/estudio y otra personal o utilizar una para todo. Creo que eso depende de la vida que tengáis. Yo tengo muchas tareas que realizar en el trabajo, pero mis tareas personales son muy rutinarias… utilizo mi planificador A5 de Charuca para lo primero y dos libretas para planificar los asuntos del blog y los personales.

Errores comunes a la hora de planificar.

Hoy vamos a centrarnos en la planificación del estudio/trabajo y, concretamente, en los errores más comunes.

Error 1. Planificación incierta.

Para mí es muy importante tener un bloc de notas pequeño o una hoja aparte en la que hacer un listado de todas las tareas que tienes pensado realizar. Seguro que no tienes claro cuándo comenzar todas ellas… así que, para qué vas a anotarlas en un día cualquiera y luego tener que aplazarlas. Cuantas más tareas veas aplazadas, peor te sentirás porque creerás que no has sido lo suficientemente bueno para realizarlas. Pero, puede que el problema haya sido que no estaban bien fechadas.

Así que, vamos a listarlas primero y, cuando lo tengamos claro, les asignamos un día utilizando los bullet points.

Error 2. Planificación estática.

¿Listo? No. Aquí no acaba todo. La planificación ha de ser una actividad dinámica. No puedes hacer una planificación a primera hora del día y olvidarte de ella. Es muy fácil que cambie dependiendo de tu estado de ánimo, de si te ha surgido algún contratiempo… Siempre trabajo con la agenda al lado y, por supuesto, abierta para poder ir completando o variando la planificación inicial.

Error 3. Planificación extensa.

Estoy convencida de que mucha gente no tiene una agenda o planificador para anotar tus tareas por pereza y porque les abruma ver un listado extenso de tareas a realizar.

Pues bien, aunque tengas mucho que hacer, las tareas han de escribirse de una forma corta o abreviada. Aconsejo no incluir subtareas en la agenda ya que entonces la lista puede ser infinita.

Me explico. Si tenemos que realizar un informe, en la agenda sólo deberían aparecer dos tareas:

  • «Informe de…» para indicar el inicio y la continuación de esta tarea y
  • «Finalizar informe de…» para establecer la fecha de entrega.

Por supuesto, dentro de la tarea «Informe» habrá subtareas como «introducción», «apartado 1», «bibliografía», etc. pero esas prefiero anotarlas en otra hoja y simplemente tacharlas cuando estén completadas. No necesito saber cuándo he hecho cada parte del informe pero quizás si me interese conocer cuánto tiempo he empleado en su totalidad, y eso lo consigo sólo con las dos tareas mencionadas.

Eventos extraordinarios.

Y, por último, ¿dónde anoto eventos que son muy concretos como reuniones o exámenes? En el registro mensual. Así, puedes verlos de un simple vistazo y no se camuflan entre la marabunta de tareas diarias.

Aunque mis eventos personales suelo anotarlos en la aplicación «Recordatorios del móvil» , es cierto que ¡procuro incluir los cumpleaños en mi agenda laboral para garantizar que no se me olviden!

¿Cómo acabar?

Tras acabar la jornada laboral o de estudios y haber replanificado, ¡sólo queda disfrutar del tiempo libre!


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