Gestión del Tiempo, Organización, Planificación

Apps de Organización y Productividad para iPad

¿Tienes una tablet? ¿Por qué te la has comprado? ¿Para qué la utilizas?

Empiezo yo con las respuestas:

+ Tengo un iPad

+ Me lo regalaron en enero para sustituir al que ya tenía obsoleto.

+ Lo utilizo para ver vídeos, diseñar, tomar apuntes y ORGANIZARME.

De entre los muchos usos que tiene una tablet, el de «sistema de organización» es el menos conocido. Sin embargo, una tablet es la solución al problema «quiero probar la organización digital pero el ordenador es muy pesado para llevarlo a todas partes y las notificaciones del móvil me distraen».

Desde que me di cuenta de esta ventaja, no he parado de buscar apps que me permitan organizarme y aumentar mi productividad.

Para mí, es importante que todas ellas cumplan los siguientes objetivos:

  1. Visualización. Me gusta poder ver toda la información de un simple vistazo, sin necesidad de perder demasiado tiempo intentando encontrarla.
  2. Compatibilidad. Han de poder instalarse en todos mis dispositivos (PC, tablet y móvil).
  3. Integración. Si una app está integrada en otra, o recoge información de terceras, mejor.

Índice de contenidos:


  1. Almacenamiento
  2. Planificación
  3. Organización

Almacenamiento

El primer paso hacia la productividad es ordenar. Tener todos los archivos y apps a la vista es fundamental para no perder tiempo.

Para ello utilizo 3 apps:

  • iCloud. Viene por defecto. La utilizo para copias de seguridad del resto de apps y para guardar fotos.
  • Dropbox. El cajón para todos los descargables del blog.
  • Google Drive. Aquí tengo mis diseños, finanzas, vídeos, etc. Es el que más utilizo ya que su plan gratuito ofrece 15 Gb. Actualmente, me estoy planteando aumentarlo por la comodidad que supone tener todos los archivos en la nube.

Puede parecer un poco lioso tener varias apps para almacenamiento pero, no entro en cada una de ellas. Las tres están integradas en «Gestión de Archivos», una carpeta en la que figuran todos los archivos, clasificados por etiquetas de colores, y a la única que necesito acceder para poner mi iPad en orden.


Planificación

Antes de organizar, es necesario transformar los pensamientos en información clara y concisa para nuestro sistema. Sólo de esta forma conseguiremos alcanzar nuestros objetivos.

Notas de Apple

Para ello, suelo indicar todo lo que quiero hacer a corto, medio y largo plazo en la aplicación Notas.

Esta app tiene mucho más potencial del que parece. A simple vista, parece que sólo puedes generar notas, que se van guardando por orden de modificación, y compartirlas. Pero, lo cierto es que tiene más prestaciones:

  • Uso de estilos: diferentes tamaños de letras y colores.
  • Creación de tablas.
  • Checklist.
  • Creación de carpetas y subcarpetas para ordenar tus notas.

Se sincroniza con el ordenador y el móvil. El inconveniente es que sólo está disponible para dispositivos Apple.

Google Keep

Tras haber hecho una especie de brainstorming en Notas, llega el momento de filtrar la información para asegurarme de que en mi herramienta de organización sólo aparezca lo que quiero (objetivos) y lo que debo hacer (responsabilidades).

Para ello utilizo Google Keep, una app que me permite anotar y generar listas clasificándolas por etiquetas y colores. Me gusta porque es una especie de tablero en el que puedo fijar todas las listas que quiera para verlas a la vez. Es perfecta para crear un inventario mental digital.

Esta app es gratuita y accesible desde cualquier dispositivo y sistema operativo.

Organización

En mi organización digital intervienen tres tipos de herramientas:

  • Calendarios. Utilizo la técnica del Time-Blocking, o gestión por bloques, para organizar mi día a día.
  • Meistertask. Además de organizarme a diario, me gusta contar con una herramienta de gestión de tareas que me permita tener una visión global del progreso de mis proyectos.
  • Goodnotes. Creo libretas por temática y tomo los apuntes con un pencil. De esta forma, ahorro papel, lo tengo todo guardado,ordenado y accesible en la nube y me es muy fácil compartirlo.

Calendarios

Aunque iCal viene por defecto en el iPad, prefiero Google Calendar por dos motivos:

  • Puedo enviar invitaciones de reuniones por Hangouts y Zoom desde la propia app.
  • Si lo abro desde el navegador, puedo tener Google Calendar y Google Keep en la misma pantalla.

No obstante, configurando tu cuenta de Google en «Ajustes», puedes tener todos los eventos de ambos calendarios en iCal.

Por último, hace unos días descargué una versión de prueba de la app TimePage. Es de Moleskine así que, no hace falta que diga que tiene un diseño minimalista y elegante. Además, cuenta con otras ventajas:

  • Compatible con iCloud, Google, Outlook, Facebook, Yahoo y CalDAV.
  • Muestra información meteorológica.
  • Permite calcular rutas desde un punto de origen hasta el lugar de los eventos.

El inconveniente es que es de pago (1,99€/mes) y sólo está disponible para Apple.

Meistertask

Meistertask es una herramienta de gestión de tareas que permite crear un tablero Kanban colaborativo para tener una visión global de tus Proyectos.


Existen infinidad de programas para gestionar Proyectos: Microsoft Project, Microsoft Planner, Trello… He probado los tres y me quedo con Meistertask por tres razones:

  1. Está disponible en versión web y app.
  2. Es muy visual. Puedes ver rápidamente qué tareas tienes pendientes desde la página principal y puedes configurar a tu gusto (títulos y colores) el tablero kanban.
  3. Tiene powerapps muy interesantes. Los que utilizo son:
    • Registro de tiempo. Para calcular cuánto tiempo empleo en realizar cada tarea.
    • Relaciones. Para establecer un árbol de jerarquía entre las tareas. Por ejemplo: «tarea 2 no se puede comenzar hasta finalizar tarea 1».

Si quieres saber más sobre Meistertask, te dejo por aquí un vídeo en el que te explico paso a paso cómo funciona.

Goodnotes

En Goodnotes puedes diseñar tus propias libretas (portada, tamaño y tipo de papel), compartirlas, y tomar apuntes con el propio teclado del iPad o con un pencil.

Tanto en tus propias libretas como en archivos pdf que importes, podrás añadir imágenes, texto, subrayar

Es de pago (8,99€) y sólo está disponible para dispositivos Apple, pero creo que merece la pena.


Y hasta aquí, el resumen de las apps que estoy utilizando actualmente para ordenar, planificar y organizar mis archivos, tareas y eventos con el iPad.

Puede que tengas un ritmo y nivel de productividad diferente al mío, así que te dejo aquí una tabla de equivalencias entre las apps de Google, Apple y Moleskine para que escojas las que mejor se adapten a tus necesidades.


¿Quieres ver cómo son las apps? ¡Haz clic en el vídeo que te lo muestro!

1 comentario en “Apps de Organización y Productividad para iPad”

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