Seguimos hablando de la herramienta de productividad que, en mi opinión, a día de hoy no tiene rival. En esta ocasión te cuento las seis bases de datos que puedes crear en Notion para organizarte mejor.
Me habéis preguntado mucho por esta herramienta, especialmente tras el vídeo de primeros pasos que subí a mi canal de Youtube, y por eso he decidido crear un mini-curso gratuito: de vez en cuando, subiré vídeo-tutoriales al canal explicando cómo hacer algo concreto en Notion.
Así que, si ya tienes dudas/preguntas, te sugiero que me las dejes en los comentarios del vídeo que te dejo a continuación para que las vea y las tenga en cuenta en próximos capítulos.
Qué es una base de datos en Notion
Como siempre digo, vamos a empezar por el principio.
¿Qué es una base de datos en Notion?
Notion tiene seis tipos de bases de datos:
- Tabla
- Calendario
- Galería
- Tablero
- Lista
- Línea temporal
Cada una de ellas puede ser «in line» o «full page». En la primera opción, la base de datos se integra entre el resto de información de la página; en la segunda, la base de datos será una página en la que no puede haber más información que la propia base de datos.
Cómo crear una base de datos en Notion
¡Muy sencillo! Sólo tienes que crear una página nueva o acudir a una existente y, en un hueco libre, hacer clic en el «+» que aparece al comienzo de un nuevo bloque. Haz scroll hasta encontrar «database» y selecciona el tipo de base de datos que quieres crear.
La opción más rápida, que te aseguro que será la única que utilices a medida que vayas cogiendo soltura con la herramienta, es teclear «/» seguido del nombre de la base de datos a crear:
- /table
- /calendar
- /gallery
- /board
- /list
- /timeline
Qué tipo de información puede aparecer en una base de datos
Esto es lo que se conoce como propiedades de la base de datos.
Puedes introducir texto, números, etiquetas, fechas, menciones a personas que tienen forman parte de tu espacio de trabajo, archivos, links, checkbox, e-mails, teléfonos, fórmulas, relaciones,etc.
Las dos últimas las veremos en sucesivos capítulos de este mini-curso. Puedes ver cómo funcionan el resto de propiedades en el vídeo que aparece al comienzo del artículo.
Cómo pasar de una base de datos a otra
Una vez creada una base de datos en Notion, puedes añadir vistas. Las vistas te permiten transformar la base de datos actual en otra de otro tipo, sin perder información y sin que desaparezca la base da datos inicial.
Me explico. Puedes crear una tabla, introducir información y crear una vista calendario, una vista tablero, una vista galería, etc. ¡todas las que quieras!
Para hacerlo, sólo tienes que hacer clic en la flechita que aparece justo al lado del título de tu base de datos, hacer clic en «add a view» y seleccionar la vista que quieras.
En el desplegable de la imagen puedes ver que todas las vistas se quedan guardadas para que puedas cambiar de una a otra rápidamente, conservando la información.
Notion para organizar tu negocio
Si estás emprendiendo, Notion te ayudará a mantener toda la información base de tu negocio estructurada, organizada, relacionada y accesible para todos tus colaboradores o miembros de tu equipo.
Como ejercicio, te aconsejo que la primera base de datos que crees en esta herramienta sea la de los contactos de tu negocio.
Y si no tienes tiempo y quieres que sea yo la encargada de organizar, digitalizar y automatizar tu negocio, echa un vistazo a mi estructura ARAÑA.
