Un asistente virtual es un profesional que proporciona servicios de apoyo a los emprendedores y PyMES para los que trabaja de manera remota. Aunque las tareas administrativas son su actividad más conocida, puede dar apoyo en otras tareas de marketing, diseño web, gestión de reservas, etc. En este artículo conocerás más detalles sobre qué es, cómo formarte y cuándo debes plantearte contratar a un asistente virtual.
Qué es un asistente virtual
Como su propio nombre indica, un asistente virtual, o AV, es un profesional que proporciona soporte técnico, creativo y administrativo a los emprendedores y PyMES para los que trabajan de manera remota.
La figura del asistente virtual tiene una gran demanda entre los negocios digitales que necesitan ayuda pero no quieren, o no les es posible, invertir dinero en una oficina o en un contrato a jornada completa.
La asistencia virtual es un perfil generalista muy parecido al de la secretaría sólo que, lógicamente adaptado al mundo digital. Un asistente virtual no puede traerte un café físicamente por la mañana, pero puede hacer que éste llegue a tu casa o a tu oficina a la hora que quieras.
No obstante, las tareas de un asistente virtual no se limitan al trabajo convencional de oficina. Pueden asistir en tareas de marketing, diseño web, contabilidad, etc.
Es el primer profesional al que solemos acudir para delegar ciertas tareas de nuestro negocio cuando éste comienza a crecer y nos vemos desbordados. Justo en ese momento, un asistente virtual puede ayudarte en tareas como:
- Gestión de correos electrónicos.
- Organización de la agenda.
- Organización de eventos.
- Gestión de viajes.
- Edición de vídeos.
- Contabilidad.
- Gestión de redes sociales.
- Automatización.
- Etc.
Algunos asistentes virtuales se especializan y sólo realizan tareas relacionadas con ese sector. Otros, se especializan en un nicho concreto, como un asistente virtual cuyo público objetivo sea los negocios relacionados con el turismo.
Cómo trabaja un asistente virtual
Aunque hay asistentes virtuales que trabajan como empleados de una empresa, esto no es lo habitual.
En la mayoría de los casos, los asistentes virtuales son freelancers que trabajan en remoto para varios emprendedores y/o PyMES. Es decir, son autónomos que ofrecen sus servicios por contrato o proyecto y son responsables de pagar sus propios impuestos, seguridad social, etc.
Cómo empezar un negocio de asistencia virtual
Comenzar un negocio de asistente virtual es asequible. La inversión económica para comenzar a ofrecer servicios de asistencia virtual es baja. Necesitarás un ordenador, programas de software básicos, consumibles de oficina y una buena conexión a Internet.
No obstante, antes de ofrecer tus servicios, tendrás que asegurarte de tener claro cuál es tu objetivo de negocio y de contar con los conocimientos necesarios para desarrollarlo.
Si decides convertirte en asistente virtual, lo primero que tienes que hacer es pensar el tipo de servicio que quieres ofrecer y a quién quieres ofrecérselo (público objetivo). ¿Te vas a especializar en una tarea específica como el diseño web? ¿prefieres trabajar para un nicho concreto (coaches, academias online, etc.)?
No se necesita ningún título o formación específica para empezar a trabajar desde casa como asistente virtual. Pero, si quieres comenzar tu negocio con una buena base y adquirir el conocimiento y destreza necesarios para abordar las tareas más demandas por los clientes, entonces es muy recomendable que busques formación en academias especializadas en asistentes virtuales.
Además de la propia formación, el valor añadido de estas academias es que suelen ofrecer programas con prácticas o incluso pueden recomendarte para conseguir tus primeros clientes. Esto es algo a tener en cuenta ya que, a pesar de la creciente demanda de la asistencia virtual, el mundo digital es muy competitivo y los comienzos son siempre complicados.
Si crees que esta profesión encaja contigo, Laura San Juan y Mireia Martínez, fundadoras de «Asistente Virtual para Emprendedoras», estarán el 30 de enero impartiendo «Misión AV», un taller gratuito de 3 días donde darán a conocer esta nueva profesión en auge en los tiempos que corren. En él tratarán los siguientes puntos:
- Qué es un Asistente Virtual (AV)
- Qué conocimientos se necestian
- Cómo se puede ser Asistente Virtual
- Qué trabajos realizan
- Cuánto se cobra como Asistente Virtual
- Cuáles son las áreas más demandadas de la Asistencia Virtual
Por último, no debes olvidarte de fijar el precio de tus servicios. Éste puede ser por hora de trabajo, por proyecto o por paquete de tareas y dependerá de tu experiencia, de tu grado de conocimiento y de los recursos que necesites para ofrecer los servicios.
Cuándo y cómo contratar a un asistente virtual
Si no tienes pensado convertirte en Asistente Virtual pero necesitas este perfil profesional para ahorrar tiempo con los procesos de tu negocio, entonces ¡sigue leyendo!
En cuanto tu negocio comience a crecer y sientas que pierdes demasiado tiempo en tareas que no te reportan beneficios y que además no puedes automatizar, te darás cuenta de que necesitas a un asistente virtual.
El primer paso para contratar a un asistente virtual es hacer una lista de tareas que quieres delegar indicando su orden de prioridad. Por ejemplo, si sientes que tu mayor limitación en el día a día es leer y dar respuesta a todos los correos electrónicos que no paran de entrar en tu bandeja, entonces coloca esta tarea en la parte superior de la lista.
El siguiente paso es determinar a quién contratar. Para ello, puedes:
- Buscar en un marketplace como Fiverr, donde distintos freelances ofrecen sus servicios.
- Contactar con otros emprendedores que ya cuenten con los servicios de un asistente virtual y que puedan recomendarte a alguien «de confianza».
- Preguntar en una academia de formación para asistentes virtuales. En este caso, podrán recomendarte a un profesional que realice con solvencia las tareas de la lista que has creado en el primer paso.
Siempre recomiendo la segunda o tercera opción porque, además de las cualidades profesionales, es importante que haya feeling con tu asistente virtual y una buena forma de comprobarlo es poder tener una videollamada con esa persona antes de contratarla.
Y por último, pero no por ello menos importante, asegúrate de preparar la llegada de tu asistente virtual. Esto implica:
- Firmar un contrato que defina perfectamente vuestra relación relaboral (tareas, tiempo, cuantía, método de pago, confidencialidad, etc.).
- Crear procedimientos que agilicen la incorporación de tu asistente virtual.
- Tener todos los documentos de trabajo accesibles.
- Crearle un usuario específico o compartir los datos de acceso necesarios para desempeñar su actividad.
- Acordar un horario de trabajo y que vía de comunicación se va a utilizar (e-mail, Whatsapp, Slack, etc.)
Si te apetece saber más sobre cómo puedes delegar de manera efectiva, te invito a ver a continuación mi clase #3 del entrenamiento Profesional & Productiva a partir del minuto 56:24:
Espero que este artículo te haya ayudado a conocer más sobre la asistencia virtual, una profesión cada vez más demandada por emprendedores del mundo digital.
Y si te apetece ahondar más, ya sabes que puedes apuntarte al entrenamiento gratuito «Misión AV» que imparten este 30 de enero Laura San Juan y Mireia Martínez de «Asistente Virtual para Emprendedoras».
