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Automatiza tu agenda con Calendly: integración en WordPress y Gmail

Si tienes un negocio online y ofreces tus servicios por videollamada, necesitas automatizar tu agenda con Calendly, e integrarla en WordPress y Gmail, para ganar tiempo y mostrar tu profesionalidad ante clientes y colaboradores.

Cuando estás empezando, el volumen de e-mails y de clientes que recibes no es muy grande. Por tanto, no te supone demasiado esfuerzo intercambiar varios correos o mensajes hasta encontrar una fecha que os convenga a ambos.

Pero a medida que tu negocio vaya creciendo, esta forma de trabajar no es viable.

Además, no te beneficia. Tienes que pensar que tu cliente puede sentir que está perdiendo tiempo por tener que enviarte varios e-mails para cuadrar agendas.

Cuando compras algo esperas tenerlo de inmediato y, en el caso de servicios online, el hecho de poder pagar, reservar la cita y tener la invitación en tu calendario de inmediato es el mejor justificante de pago.

Por qué utilizar Calendly

Ya te habrás dado cuenta de que Calendly es la aplicación de reservas online más utilizada por emprendedores digitales.

Casi todos la usamos para automatizar la reserva de las famosas sesiones gratis que ofrecemos para tener una primera toma de contacto con potenciales clientes.

Automatizar tu agenda con la versión gratuita

Si de momento sólo estás ofreciendo un tipo de evento (cita online) puedes utilizar la versión gratuita de Calendly para:

  • Escoger con qué herramienta quieres que se lleve a cabo la sesión online (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams…).
  • Añadir una descripción de tu evento o instrucciones para el mismo.
  • Crear una serie de preguntas, obligatorias u opcionales, para solicitar información a la persona que haga la reserva. Por ejemplo: nombre, e-mail, página web, motivo de la reserva, etc.
  • Decirle a Calendly en qué calendarios quieres que compruebe tu disponibilidad y en cuál debe añadir las citas online.

Finalizada la reserva, os llegará un e-mail a ambos indicando el día y hora de la reserva, las respuestas del cuestionario y la opción de cancelar o modificar la cita.

Para mi emprendimiento, he estado bastante tiempo utilizando la versión gratuita de Calendly y la de otras herramientas como youcanbook.me, de forma simultánea, para automatizar mi agenda.

El problema de la versión gratuita de Youcanbook.me es que sólo permite comprobar la disponibilidad de un calendario y no genera el enlace de conexión de forma automática. Es decir, eres tú quien debe enviar el enlace de conexión a la persona que reserve.

Automatizar tu agenda con las versiones de pago

Ahora que tengo mi negocio bastante automatizado, he optado por utilizar una única herramienta para mi agenda. He suprimido la versión gratuita de Youcanbook.me y he optado por la versión Premium de Calendly.

La versión de pago de Youcanbook.me son unos 10$/mes por un único calendario, mientras que la versión Premium de Calendly son 8$/mes y, como ya indiqué anteriormente, comprueba la disponibilidad de varios calendarios.

Calendly tiene dos versiones de pago: Premium y Pro. Puedes comprobar sus diferencias de precio y prestaciones aquí.

Si tienes varios tipos de reserva y ya has automatizado tus pagos desde la web, como es mi caso, la versión Premium es suficiente.

Cómo configurar Calendly

En este vídeo te muestro, paso a paso, cómo configurar Calendly para que todo marche a la perfección:

  • Mensaje de bienvenida
  • Foto de perfil y logotipo
  • Conexión de calendarios

También veremos cómo crear un evento con su descripción/instrucciones, enlace, configuración de disponibilidad y envío de e-mails para usuarios de la versión gratuita y de pago.

Cómo integrar Calendly en WordPress y Gmail

¿Ya tienes tu perfil optimizado?

Por último, en este vídeo te enseño cómo integrar Calendly en tu web y en Gmail para que tanto tú como tus clientes ahorréis aún más tiempo.

No te olvides de que, si necesitas que te ayude a automatizar y organizar tu negocio digital podemos trabajar juntas a través de consultorías individuales o de la estructura ARAÑA.

Estaré encantada de trabajar contigo para llevar tu negocio al siguiente nivel.

Recuerda que si tienes claro que quieres organizar y tomar el control de tu desarrollo profesional para ser más productiva, puedes agendar tu sesión gratuita aquí. Cuéntame cuál es tu situación y qué dificultades tienes y yo te diré cómo puedo ayudarte.

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