Seguimos con Notion, la app de productividad que nos permite tener nuestra vida personal y profesional organizadas en una única herramienta. Y en concreto, hoy vamos a ver, paso a paso, cómo crear subtareas dentro de otras tareas más grandes en Notion. Te aseguro que, después de ver el siguiendo vídeo, podrás gestionar mejor tus proyectos.
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Qué es una subtarea
Una subtarea es un acción que forma parte de una tarea más grande y compleja. Estoy convencida de que utilizas subtareas a diario (consciente o inconscientemente), pero es posible que nunca te hayas parado a pensar en que son el elemento más pequeño en el escalafón de tu planificación:
- Objetivo: conjunto de proyectos relacionados con algo que deseas conseguir.
- Proyecto: resultado que requiere más de una tarea (acción) para conseguir tu objetivo.
- Tarea o acción: cada uno de los distintos pasos de un proyecto que puedes hacer en un momento dado, con unas herramientas dadas y con un tiempo limitado.
- Subtarea
Y por ello es de vital importancia que las tengas en cuenta: en realidad, el 80% de las tareas que realizas a lo largo del día son subtareas.
Ya sabes lo que dice el refrán: «Divide y vencerás». Dividir un proyecto en tareas y éste a su vez en subtareas te ayudará a tener un mayor control de la situación y a estar más motivado para cumplir tu objetivo.
Qué importancia tienen las subtareas en tu planificación
¿Qué pasaría si en tu calendario o agenda apareciera cada día la tarea «Post María Suárez»? ¿te levantarías cada día con ganas de ponerte a trabajar? ¿terminarías el día con una gran satisfacción?
Los alumnos de mi curso Organiza tu caos ya saben que el cerebro es muy puñetero: le encanta tachar tareas.
«Post María Suárez» tardará en tacharse (llevará unos cuantos días o semanas completarlo) y no es que nos motive mucho ver lo mismo cada día.
Sin embargo, ¿cómo ves la siguiente agenda?
- Lunes → [Post MS] Investigar técnicas para aumentar la oxitacina de manera natural y hacer un pequeño esquema con cada una de ellas
- Martes → [Post MS] Escribir el artículo listando todas las técnicas y desarrollar, con ejemplos, la que sea más fácil de realizar
- Miércoles → [Post MS] Buscar un buen título y estructurar el artículo con encabezados resaltando ciertas palabras en negrita
- Jueves → [Post MS] Buscar palabras clave relacionadas con la oxitacina y optimizar el SEO del post
- Viernes → [Post MS] Crear imagen de portada del blog y programarlo para la fecha acordada
Me acabo de inventar este ejemplo sobre la marcha pero, ¿ves la diferencia entre poner «Post María Suárez» cada día en tu agenda y descomponer esa tarea en pequeñas subtareas distribuidas a lo largo de la semana?
- Tienes más claridad sobre lo que tienes que hacer cada día.
- Lo cual, a su vez, te permite distribuir mejor tu tiempo y compaginar estas subtareas con otras personales y/o profesionales que te toquen abordar a la vez.
- Al final del día puedes darle el gusto a tu cerebro de tachar subtareas. ¡Te lo agradecerá!
Cómo crear subtareas en Notion
Una vez entendido esto, vamos a lo importante: cómo crear subtareas en Notion para gestionar mejor tus proyectos.
Para ello, vamos a crear una página llamada «Gestor de tareas» en la que colocaremos la tarea «Post María Suárez» y las subtareas del ejemplo que utilizamos en el apartado anterior.
Paso 1. Cómo crear el gestor de tareas
En la esquina inferior izquierda del dashboard, haz clic en «New page» para crear una página nueva y selecciona una base de datos (database) de tipo «tabla». De esta forma tendremos una tabla a página completa (full page).
A continuación, selecciona el icono que más te guste y utiliza «Gestor de tareas» como título de la página.
En la tabla, vamos a cambiar el título (title) haciendo clic sobre el encabezado de la columna y vamos a escribir «Tarea». Después, añadiremos las siguientes columnas o propiedades:
- Fecha límite → propiedad «date»
- Estado → propiedad «select». Añadiremos los estados: por empezar, en progreso y completada.
- Responsable → propiedad «user»
Paso 2. Cómo crear una dependencia
Con los encabezados de la tabla preparados, vamos a poner la tarea «Post María Suárez» en la primera fila de la columna «Tarea». Nos inventamos la fecha límite y el responsable y marcamos la tarea como «por empezar».
Ahora, es el momento de introducir las subtareas. Para ello, vamos a añadir una nueva columna utilizando la propiedad «relation» y vamos a relacionar esta base de datos, «Gestor de tareas», consigo misma. Sé que parece extraño, pero ¡no te preocupes! Confía en mí.
Al hacerlo, verás que aparecen dos opciones: crear una nueva propiedad o utilizar la misma propiedad. Para crear subtareas tendremos que seleccionar la primera: Create a new property.
Verás que te han aparecido dos columnas. La primera de ellas será para colocar las «tareas principales», es decir, las tareas de las que colgarán el resto de subtareas; en este ejemplo, la tarea madre es «Post María Suárez». La segunda columna es para las subtareas.
Paso 3. Cómo vincular tareas y subtareas
Introduce cada subtarea como una nueva fila de la base de datos «Gestor de tareas» e indica que «Post María Suárez» es su tarea principal en la columna «tarea principal». Al hacerlo, verás que esa subtarea ya ha aparecido en la columa «Subtareas» de la fila «Post María Suárez».
Y ahora, ¿cómo hacemos para que las subtareas sólo estén en la columna «subtareas»? Diciéndole a Notion que sólo nos muestre las filas de la base de datos cuya columna «Tarea principal» esté vacía a través de un filtro.
Por último, no olvides que también puedes ocultar la columna «Tarea principal» haciendo clic en ella con el botón derecho y seleccionando la opción «Hide».
De esta forma, tu espacio de trabajo quedará mucho más limpio y te será más fácil localizar a simple vista en qué tienes que enforcarte hoy, esta semana, el próximo mes, etc.
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