Gestiona Tu Tiempo con Google

El comienzo de cada mes está marcado por la organización. Es el momento de decidir qué, cuándo y cuánto vas a hacer en los próximos treinta o treinta y un días.

Es un proceso que lleva unas cuantas horas y varias hojas de papel así que, si crees que tu sistema de planificación y organización no es muy productivo, te cuento cómo he optimizado el mío con las herramientas gratuitas de Google.

Además, al final de entrada, te he dejado un diagrama que te ayudará a escoger el sistema de organización que mejor se adapta a tus necesidades.

Índice de contenidos: Mi Sistema Orden con Google Drive Planificación con Google Keep Organización con Google Calendar Evaluación del Progreso Google Tasks Bullet Journal ¿Qué sistema necesitas? Test

Mi Sistema

Mi sistema consta de tres grandes bloques:

1. Orden.
2. Planificación.
3. Organización.

¿Qué app utilizo en cada uno de ellos?

Orden con Google Drive

No puedes construir un nuevo mes sin tener el anterior cerrado… Tienes que ordenar todos los archivos que has generado.

Para mantener en orden mis archivos digitales utilizo Google Drive.

Su plan gratuito incluye 15 Gigabytes de almacenamiento, que es más que suficiente para una buena temporada. Si llegas a ese límite, puedes exportar la información a un disco duro externo; algo que recomiendo hacer periódicamente.

El método de organización que utilizo es muy simple:

1. Genero una carpeta principal por temática.
2. Enumero las subcarpetas.
3. Ordeno los documentos colocando su fecha de creación, al inicio del título, en formato AAAAMMDD (año, mes, día).

• 

• 

Planificación con Google Keep

Ahora sí, con todo en orden, vamos a planificar.

Suelo utilizar la técnica de Brainstorming o «lluvia de ideas» para listar lo que tengo que hacer y lo que quiero hacer a lo largo del mes.

En este proceso es normal añadir, modificar e incluso eliminar tareas. Así que, lo más óptimo es utilizar una herramienta digital.

Con Google Keep puedes crear tantas listas como quieras, darles un color y etiquetarlas por temática o prioridad. Y, lo más importante, puedes compartirlas con quien quieras. Esto te abre un gran abanico de posibilidades: desde completar la lista de tareas del hogar con tu pareja hasta crear un nuevo Proyecto con tus compañeros.

Además, en el tablero principal, puedes fijar sólo las listas que estés utilizando en este momento. Así evitarás saturarte viendo tantas tareas.

Organización con Google Calendar

Cuando ya estoy segura de las tareas que me mantendrán ocupada el próximo mes, les doy forma con Google Calendar.

Y aquí tenemos 3 opciones:

1. Google Keep y Google Calendar en pantalla dividida en tu tablet.
2. Google Calendar en tu tablet y Google Keep en tu móvil.
3. Abrir Google Calendar en tu navegador y desplegar Google Keep (tienes el icono en la parte superior derecha de la pantalla)

Escojas la opción que escojas, lo importante es que tengas a mano las dos aplicaciones para convertir las tareas planificadas en organizadas. Y por ello, la última opción es mi favorita.

En Calendar, utilizo la técnica de Time Blocking para darle un bloque de tiempo a cada tarea planificada. Trato de utilizar el mismo código de colores que en Keep para que no se me escape nada y, por supuesto, activo las notificaciones en aquellas tareas o eventos importantes para que me avise unos quince minutos antes.

Puede parecer excesivo organizar tareas como la lectura pero, créeme, si no bloqueo este tiempo siempre encontraré algo prioritario que hacer en su lugar. Y si lo hubiera de verdad, puedo desplazar la tarea fácilmente sin necesidad de tipp-ex ni «magia» para hacer hueco físico en una agenda.

Productividad y la agilidad son los principales motivos que me han hecho dar el salto a las apps digitales. Aunque, por supuesto, no hay que olvidar la sincronización entre dispositivos; el poder modificar tu planificación y organización estés donde estés utilizando el dispositivo que tengas más a mano.

Evaluación del Progreso

Por último, sólo me queda asegurarme de que cumplo mi organización. No sirve de nada planificarnos y organizarnos sin evaluar nuestro progreso.

Google Tasks

Para ello podría utilizar Google Tasks, una app que también aparece integrada en Google Calendar si abres éste desde el navegador; justo debajo de Google Keep.

De esta forma, planificación, organización y progreso están en una misma pantalla.

En Google Tasks puedes escribir el título de cada tarea, listar sus subtareas y fijar un deadline o fecha de finalización.

Dependiendo de lo que necesites, por su simplicidad, esta app puede resultarte útil o quedársete corta.

En mi caso, cada cumplimiento o demora tiene que ir acompañado de un porqué que me permita mejorar la próxima vez que tenga que realizar tareas similares. Así que, Google Tasks no encaja en mi sistema.

Bullet Journal

En su lugar, utilizo un Bullet Journal de papel.

Me gusta emplear veinte minutos al día, diez minutos antes de salir a trabajar y otros diez antes de irme a dormir, en analizar:

• Qué he conseguido.
• Qué no he acabado y por qué.
• Qué haré mañana. ¿Hay algún impedimento para lograrlo?

Sin reflexionar sobre estos tres puntos, considero que todo el tiempo empleado en planificar y organizar no sirve de nada.

En este sentido, el Bullet Journal es como un pequeño diario de productividad que me permite identificar mis puntos de bloqueo, mis habilidades y mis famosos ladrones de tiempo. Es una especie de matriz DAFO (Debilidades – Amenazas – Fortalezas – Oportunidades) diaria.

¿Qué sistema necesitas? Test

Si de verdad quieres cumplir tus objetivos, no puedes utilizar el mismo sistema de planificación y organización durante toda tu vida.

Tus necesidades y ritmos cambian constantemente. Pueden hacerlo incluso en cuestión de meses:

• Habrá meses en los que tengas mucho trabajo que hacer en poco tiempo. Un sistema digital puro será lo más óptimo.
• Otros, estarás más relajada y te apetecerá desconectar decorando tu agenda o Bullet Journal. Podrás utilizar un sistema puramente analógico.
• También puedes probar un sistema híbrido como el mío: digital para el trabajo y analógico para cuestiones personales.

Así que te dejo a continuación un diagrama que te ayudará a definir el sistema de organización que mejor se adaptaría a ti, en función del nivel de productividad y ritmo que necesites, en cada momento.

Y como siempre, si quieres verme en acción planificando y organizando mi mes, haz clic en el siguiente vídeo.