¡La guía que tienes entre manos es única! A continuación, encontrarás una recopilación de los mejores artículos, guías, recursos y cursos de productividad personal para emprendedores digitales que he creado para Tidytoc.
Pero, ¡ojo! no es para cualquier emprendedor digital. Esta guía está pensada única y exclusivamente para emprendedores que quieren construir y escalar su negocio digital sin tener que trabajar veinticuatro horas al día, siete días a la semana.
Recuerda el lema que guía todo mi trabajo como consultora de productividad personal: no trabajes más, ¡hazlo mejor!
Lee esta guía con atención y, si quieres recibir más recursos personalizados para la fase en la que te encuentras ahora mismo con tu negocio directamente en tu e-mail, haz mi test de autoconocimiento gratuito aquí.
Cambiando creencias sobre productividad personal
Dime, ¿qué es lo primero que se te viene a la cabeza cuando alguien te habla de productividad?
La percepción que cada uno de nosotros tenemos sobre el concepto «productividad» es diferente y está muy influenciada por la información que recibimos de forma activa (artículos, libros, podcast/vídeos, formaciones, etc.) o pasiva (lo que vemos en nuestro entorno personal o laboral).
Soy muy productivo por hacer muchas tareas
Siempre ha habido una creencia muy extendida que, gracias a Dios, ya está bastante desmitificada y es que la productividad está ligada con hacer muchas cosas y si es a la vez mejor. El famoso multitasking.
Hay personas que inconscientemente siguen teniendo esta creencia muy metida dentro y, aunque nieguen esa premisa, no es sorprendente escuchar de su boca un «hoy he sido muy productivo» cuando sienten que han hecho muchas cosas. ERROR.
Estoy convencida de que a ti también te ha pasado. No te preocupes, yo también he pasado por ello.
Nuestro cerebro es muy goloso. ¡Le encanta tachar!
Piensa por un momento en ese día en el que tenías que hacer una lista muy larga de tareas. ¿Cómo te sentías tras completar una tarea y tacharla? Seguro que bien, con ganas de seguir tachando. Cuando miraste la lista y viste que absolutamente todas las tareas estaban completadas sentiste que eras muy crack, y pensaste, ¡qué productivo soy!
Soy muy poco productivo por no completar mi lista de tareas
Desgraciadamente, no todos los días son así.
Hay días en los que sentimos que nuestra energía está bajo mínimos, que no nos apetece hacer alguna o todas las tareas que tenemos por delante y es entonces cuando pasamos al extremo opuesto y pensamos: «no soy nada productivo».
Y, hablando de extremos, por favor, no caigas en el movimiento de la productividad slow que está tan de moda. Esto se lo dejamos a los estudiantes y a los emprendedores que quieren un hobby remunerado. Ambos tienen mi respeto, pero ya te dije que esta guía es para profesionales que quieren construir un negocio escalable y productivo.
Volviendo a esos días en los que no te sientes productivo, déjame decirte que ni eres muy productivo por hacer muchas tareas, ni eres poco productivo por no completar tu lista de pendientes un día (ni dos).
Lo más probable es que te hayas marcado más tareas de las que realmente puedes abarcar en tu jornada laboral y/o que muchas de las tareas de tu lista no están alineadas ni con tus objetivos (lo que quieres hacer) ni con tus responsabilidades (lo que debes hacer).
Y de ser así, lo que tienes que hacer es eliminarlas directamente.
Procrastino por pereza
La procrastinación indica falta de FOCO.
Ahora bien, ¿cómo sé si una tarea es vital o importante?
Una tarea es vital cuando tienes que hacerla sí o sí porque, de lo contrario, vas a tener consecuencias muy negativas con terceros. Está relacionada con responsabilidades.
Es vital que pagues el alquiler todos los meses. Si no lo haces, tu casero podría denunciarte.
Es vital que le entregues el informe a tu cliente en la fecha acordada. De lo contrario, ese cliente podría enfadarse y no volver a contratarte.
Las tareas importantes suelen estar relacionadas con tus objetivos personales y profesionales.
Es importante lanzar tu nuevo curso online en la fecha que te habías propuesto pero, ¿qué pasa si no llegas y tienes que posponerlo? Preferirías lanzarlo ya y ganar ese objetivo económico que tenías en mente, pero estas consecuencias no son tan graves como una denuncia o la pérdida de un buen cliente.
Todo empieza definiendo tus objetivos empresariales
Sí, ha llegado el momento de hablar de objetivos SMART. No te preocupes, seré breve porque estoy convencida de que esta teoría ya te la sabes de memoria.
Para cumplir tus objetivos empresariales necesitas entender cuándo se pueden tachar de tu lista (recuerda que a tu cerebro le gusta tachar) y para ello deben estar perfectamente definidos. ¿Cómo lo hacemos? A través de la estructura SMART.
eSpecíficos
Medibles
Alcanzables
Relevantes
Temporales
Un objetivo ha de ser específico
Tienes que escribir cada objetivo de forma clara y directa. Que no te importe emplear muchas palabras si todas ellas son necesarias para calificarlo.
«Conseguir más clientes» es un objetivo demasiado genérico.
¿Qué tipo de clientes quieres: particulares o empresas? ¿Te valen clientes de cualquier sector? ¿Importa que tengan una capacidad de inversión baja o alta?
«Conseguir más clientes que estén empezando a construir un negocio online relacionado con el sector del bienestar y que sean capaces de invertir más de 1000€ en cerrar sus primeras consultas» ya es más concreto.
¿Ves la diferencia?
Un objetivo ha de poder medirse
Necesitas darle un valor numérico que te permita hacer una evaluación de tu progreso.
«Conseguir diez clientes que estén empezando a construir un negocio online relacionado con el sector del bienestar y que sean capaces de invertir más de 1000€ en cerrar sus primeras consultas » ya es más concreto.
Ahora ya es posible cuantificar tu objetivo. Cuando hayas conseguido dos clientes, habrás conseguido el 20% de tu objetivo. Cuando cierres cinco clientes, estarás en el 50%. Sólo podrás tachar tu objetivo cuando hayas llegado a los diez clientes (100%).
Un objetivo ha de ser alcanzable
¿Te imaginas cómo sería tu vida como emprendedor si, después de dos años, tu objetivo siguiese siendo el mismo? Aburrida, con falta de motivación. ¡Tu cerebro estaría de uñas sin nada que tachar!
Necesitas fijar objetivos alcanzables para no perder la motivación. Y si eso supone descomponer tu objetivo en otros más pequeños, adelante.
Me explico. Si empiezas tu negocio desde cero, con una cuenta de Instagram con menos de cien seguidores y sin prueba social que demuestre tu trabajo, quizás te sea difícil conseguir diez clientes que estén dispuestos a invertir más de 1000€ en tu solución.
En este caso, tu objetivo podría ser demasiado ambicioso y dar lugar a frustración. Deberías empezar por algo más sencillo como, por ejemplo, «conseguir mis cinco primeros clientes que estén empezando a construir un negocio online relacionado con el sector del bienestar y que sean capaces de invertir 100€ en asesoramiento para cerrar sus primeras consultas».
Empieza por ahí y, más adelante, retoma tu objetivo de conseguir los diez clientes que puedan invertir más de 1000€ en tus servicios.
Un objetivo ha de ser relevante
¿Para qué esforzarte en algo que no tiene beneficios ni para ti ni para los que te rodean?
¿Para qué quieres conseguir esos diez clientes capaces de invertir más de 1000€ en tu solución? ¿Autoridad? ¿Invertir en nuevas oportunidades para tu negocio? ¿Aumentar la rentabilidad de tu negocio?
Si no encuentras un para qué es mejor que taches ese objetivo de tu lista.
Un objetivo ha de ser temporal
Por último, y como parece lógico, los objetivos han de tener fecha de caducidad. Sin ella, no serían más que buenos propósitos en una lista de papel.
¿Cuánto tiempo tienes para conseguir esos clientes?
«Conseguir diez clientes que estén empezando a construir un negocio online relacionado con el sector del bienestar y que sean capaces de invertir más de 1000€ en cerrar sus primeras consultas en el primer semestre de 2023» ya tiene fecha de caducidad.
¡Genial! Ya tendrías tu primer objetivo SMART. Ahora, vamos a descomponerlo en tareas con fecha para que puedas alcanzarlo.
Una hoja de ruta creada por y para emprendedores digitales
¡Mucho cuidado con las tareas sin fecha! Son el talón de Aquiles de los emprendedores.
Ya hemos hablado de la importancia de quedarnos sólo con aquellas tareas que estén relacionadas con tus objetivos (tareas importantes) y con tus responsabilidades (tareas vitales). Y ahora viene la parte que más me gusta: crear tu hoja de ruta.
El esquema que te muestro aquí es tu linterna. Imprímelo y colócalo muy cerca de tu lugar de trabajo porque te dará claridad en esos días en los que sientas que tienes un auténtico caos en tu negocio.
Es un esquema sencillo, pero potente. Y lo más importante, ha sido creado por una emprendedora (servidora) para emprendedores online. No es válido ni para estudiantes, ni para trabajadores por cuenta ajena, ni para emprendedores con negocios físicos.
Es para ti.
Proyectos vs Tareas
Una vez que tenemos nuestros objetivos en formato SMART, llega la parte más complicada: dividirlos en tareas que, nuevamente, puedas controlar y tachar.
Una tarea es una acción y una acción se expresa con un verbo. Por tanto, procura que todas tus tareas empiecen por un verbo. Te parecerá una tontería, pero tu cerebro lo prefiere así.
Cuando tengas tu tarea bien descrita, el siguiente paso es saber si se trata de una única acción o de varias. Si el resultado que queremos alcanzar requiere más de un paso, entonces tenemos un proyecto. La mayoría de las tareas en las que descomponemos un objetivo no son tareas, son proyectos.
Te pongo un ejemplo.
Siguiendo con nuestro objetivo de conseguir diez clientes del sector del bienestar que estén dispuestos a invertir más de 1000€ en cerrar sus primeras sesiones, se te podría ocurrir descomponerlo en tareas como éstas:
- Hacer directos de Instagram mensuales con psicólogos.
- Lanzar un lead magnet en enero sobre “5 estrategias de venta para cerrar tres consultas de coaching a la semana”.
- Llevar a mis clientes potenciales a un link para reservar una llamada gratuita de 15 minutos.
¿Sabrías decirme cuándo puedes tachar estas tres tareas?
¿Qué tal si te las pongo de esta manera?
- Completados seis directos de Instagram con psicólogos.
- Lead magnet “5 estrategias de venta para cerrar tres consultas de coaching a la semana” colgado en la web y disponible para descargar.
- Link de reserva para llamada gratuita de 15 minutos puesto en la biografía de mi perfil de Instagram.
Vale, ahora sí tenemos claro cuándo tachar estos proyectos porque son resultados, y la forma correcta de expresarlos es como algo ya conseguido. Así, podemos diferenciarlos claramente de las acciones (recuerda que esto es muy importante para tu cerebro).
Para conseguir completar seis directos de Instagram con psicólogos tendrás que realizar, ahora sí, tareas como:
- Buscar diez psicólogos de Instagram que encajen dentro de mi público objetivo.
- Crear una lista indicando nombre de usuario, número de seguidores y número de likes y comentarios en sus tres últimas publicaciones.
- Ordenar a los psicólogos de mayor a menor influencia.
- Enviar un mensaje privado a los seis primeros preguntándoles si les apetecería hacer un directo conmigo sobre ….
- Si contestan, proponerles una fecha y hora por mes y cerrar la colaboración.
- Etc.
Ahora que ya sabes la diferencia entre proyectos y tareas, sólo te queda indicar un responsable y una fecha límite para estas últimas.
Tareas con fecha
Como emprendedor, las únicas tareas con fecha que te vendrán impuestas serán las relacionadas con Hacienda y con tus clientes.
Tendrás que presentar tus declaraciones trimestrales antes de una fecha concreta.
Tendrás que asistir a reuniones que tienen un día y una hora fijadas con tu cliente.
Y, por supuesto, tendrás que entregar el trabajo en la fecha acordada con tu cliente.
Para estas no hay ninguna duda, llévalas directamente a tu agenda o calendario.
El resto de tareas, como las que utilizamos en el ejemplo de los seis directos de Instagram, que has fijado tú mismo como parte de la estrategia de tu negocio, también tienen que tener una fecha de ejecución marcada por ti.
Ya sé que no es lo mismo rendirle cuentas a un cliente que a uno mismo, pero no te olvides de que el mayor activo de tu negocio eres tú. Así que, acostúmbrate a ponerte fechas límite y a cumplirlas para que tu negocio siga adelante.
Tareas sin fecha
Ahora bien, ¿qué hago con todas las ideas que tengo revoloteando en mi cabeza?
Aquí no hay jefes que te digan lo que tienes que hacer. Esto es bueno y malo a la vez. Bueno porque puedes hacer lo que te dé la gana sin rendirle cuentas a nadie. Malo porque los resultados de tu negocio dependen única y exclusivamente de ti.
Así que toca aterrizar todas las ideas que tienes en esa mente emprendedora.
De todas ellas, escoge las tres que creas que son más viables y analízalas:
- Qué objetivo quiero conseguir
- Qué necesito para alcanzarlo
- Dinero
- tiempo
- Herramientas
- Mano de obra
- Etc.
- Qué beneficios me va a dar
- A 1 mes
- A 3 meses
- A 6 meses
- A 1 año
Ahora sí, en base a los resultados de este análisis, quédate sólo con una y crea tu plan de acción para materializarla siguiendo todas las directrices que te he indicado hasta ahora (objetivos SMART → proyectos → tareas con fecha → agenda/calendario).
¡Alto a la gestión! Ni se te ocurra borrar de tu mente o del papel las ideas que no han sido seleccionadas. Este momento no era el más adecuado para ellas, pero quizás lo sea en un futuro. Guárdalas en un documento Word o en una aplicación como Google Keep o Notion.
La organización de tu negocio, en digital por favor
¿A quién no le gusta el papel? Créeme, a mí me encanta. Soy de las que entra a las librerías sólo para ver el estampado de las libretas. Me crié con la agenda de la Pascualina, me hice adolescente con la de Mr. Wonderful y me metí en mi papel de ejecutiva que comienza en el mundo laboral con la de Charuca.
A día de hoy sigo utilizando el papel para pensar (y a veces para tomar notas), pero no para organizarme.
No eres estudiante ni trabajas por cuenta ajena, tienes un negocio. Y a estas alturas, ya sabrás que ser emprendedor es algo totalmente diferente a cualquier cosa que hayas hecho antes.
La cantidad de información que te llega y que tienes que procesar, la lista interminable de tareas que quieres hacer para progresar en tu negocio, la montaña rusa de ideas y emociones en la que te subes cada semana, ¡la rapidez con la que cambia todo en el mundo digital!
Necesitas un sistema de organización que sea ágil. Una agenda de papel no te da ni el espacio ni la flexibilidad que necesitas como emprendedor de un negocio digital.
Hablando de espacio, siempre tiene que estar acotado por horas. Cuando te enfrentas al papel en blanco, corres el riesgo de poner tareas como si no hubiera un mañana. De hecho, es muy típico ver cómo los primeros días de la semana están muy llenos y los del final de la semana están más vacíos. ¡El ansia de completar! Tendrás que mover tareas y acabarás pronunciando las palabras «no estoy siendo productivo».
Si tu herramienta de organización tiene horas, como es el caso de un calendario online, no sólo puedes añadir tareas sino que estás obligado a prever una duración. Esto es lo que se conoce como Time Blocking u organización por bloques de tiempo.
Si tu jornada laboral es de ocho horas (con tiempo entre medias para comer), estamos acotando la lista a una media de unas cuatro tareas al día, veinte a la semana. ¡No podrás poner más porque no tendrás hueco para ello! Tacharás, sentirás que avanzas y dirás «¡qué productivo soy!».
Sí, semana. Mentalízate. Se acabó el preocuparte porque no acabas la lista de tareas que tenías planificada para hoy. Un emprendedor no tiene ocho horas, tiene una semana completa, de lunes a viernes, para tachar todas las tareas que tenías previstas.
Y tienes que ser capaz de ver la carga de trabajo que tienes esta semana a golpe de vista. Esto es bastante complicado de conseguir con una agenda, ya que las que tienen semana vista no disponen de mucho espacio para escribir cada día.
Además, como buen emprendedor digital, utilizarás una herramienta de programación de citas para que tus clientes puedan entrar y reservar un hueco de tu agenda. ¿Dónde te llegan esas citas? Directamente a tu calendario de Google o de Outlook.
No pierdas tiempo moviendo esas citas a tu agenda de papel. Como te dije, el mundo online va muy rápido. Tus clientes cancelarán y moverán citas de un día para otro. Es inviable hacer estos cambios en una agenda de papel. ¡Espero que no estés pensando en utilizar Tipp-Ex!
En serio, un emprendedor digital no puede gestionar su tiempo con una herramienta tan arcaica como es la agenda de papel.
Si utilizas Gmail como gestor de correo, echa un vistazo a todas las posibilidades que te ofrece Google Calendar para organizarte (calendarios, colores, alarmas, vista semanal, vista mensual, adjuntar documentos, etc.).
Si eres más de Outlook, investiga su calendario. Es bastante parecido al de Google Calendar.
La receta para una semana laboral equilibrada
Mucho cuidado con saturar tu calendario de encuentros online para emprendedores, formaciones y un sin fin más de cosas que están muy bien, pero en su justa medida.
No te olvides de que tu objetivo es facturar.
Ni de que tiempo es igual a dinero.
Ni de que, por tanto, la mayor parte de tus tareas semanales deben estar orientadas a este fin.
Los comienzos son difíciles. Pensabas que con tener una buena idea y comercializarla vía online, los clientes se amontonarían en tu puerta. Pero no esto no funciona así.
De repente, descubres que tienes que tener redes sociales, que tienes que alimentarlas con contenido para llegar a tu público objetivo, que deberías saber aunque sea un poquito de SEO… y todo eso sólo para conseguir que se fijen en ti. A eso súmale el convertir a esos clientes potenciales en clientes, ofrecer tus servicios ¡y ocuparte de Hacienda!
Lo sé. En menudo berenjenal nos hemos metido. ¡Pero nos encanta!
Lo que quiero decirte es que controles cada semana que tu carga de trabajo está equilibrada entre las distintas áreas de tu negocio para avanzar y no estancarte en los primeros años de arranque de tu negocio o antes de llegar a la fase de escalada.
Ésta es mi distribución semanal.
Si consideramos una jornada laboral diaria de ocho horas, cinco días a la semana, estos porcentajes se convertirían en las horas que ves a continuación.
El 50% del tiempo lo empleo en trabajar en consultorías individuales o en mi programa de mentoring trimestral, y en convertir clientes potenciales en clientes. Es decir, en acciones que me reportan beneficios.
El 36% en acciones de marketing (contenidos de redes sociales, colaboraciones, blog, etc.) que me ayudarán a conseguir más clientes potenciales que pueden llegar a convertirse en clientes.
El 10% se corresponde con tareas estratégicas para mi negocio, incluyendo la revisión de métricas (KPIs) para saber en qué punto estoy y nuevas ideas y decisiones para seguir progresando en mi negocio.
Por último, inevitablemente siempre tiene que haber un tiempo destinado a la gestión. En este caso, a la facturación, pagos, coordinación con mi asistente virtual, etc. Quizás ahora mismo te parezca que destino muy poco tiempo a tareas administrativas, pero eso es porque las herramientas digitales y la automatización hacen gran parte de este trabajo. No te preocupes, te lo contaré más adelante.
Puedes utilizar mi distribución como punto de partida para tu negocio. Pero no te olvides de que lo ideal es que encuentres el equilibrio que mejor te funcione a ti.
Conceptos clave de productividad personal para emprendedores
- Saber gestionar bien tu tiempo es clave para comenzar tu camino hacia ese negocio que quieres.
- Escribe qué tienes que hacer (responsabilidades) y qué quieres hacer (objetivos) en los próximos tres meses. Olvídate del resto.
- Asegúrate de que tus objetivos están escritos en formato SMART.
- Descompón tus objetivos y responsabilidades en proyectos y éstos a su vez en tareas más pequeñas.
- Lleva directamente las tareas con fecha a un calendario como Google Calendar y dales una duración (time blocking).
- Guarda las tareas que aún no tienen fecha, pero que podrían tenerla en un futuro, en una aplicación como Google Keep.
- Configura Google Calendar con vista semanal y asegúrate de que tu carga de trabajo está equilibrada y orientada a facturar.
Espero que esta guía te ayude a asentar los conceptos básicos de productividad personal que, como emprendedor digital, debes conocer y aplicar en tu día a día para no trabajar de más, sino mejor.
Recuerda que en mi curso online «Organiza tu Caos» encontrarás un paso a paso guiado, con ejercicios, con el que construirás tu propio sistema de organización en menos de una semana. No pierdas más tiempo y échale un vistazo aquí.
