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Método GTD: Mejora tu Productividad en 5 Pasos

¿Conoces el Método GTD y sus 5 pasos para aumentar tu productividad?

¿Has leído el libro Organízate con eficacia pero no te has enterado de mucho?

¿Cuántas veces has decidido empezar a utilizar GTD y has abandonado porque te parece complicado de implementar o porque, directamente, no sabes por dónde empezar?

Si has respondido sí a alguna de las preguntas (o a todas), esto te interesa.

Hace aproximadamente dos años, llegó a mis manos el libro Organízate con eficacia de David Allen, el fundador del método GTD – Getting Things Done – y, aunque me pareció un sistema de productividad personal muy robusto, no fui capaz de terminar la lectura.

Reconozcámoslo, David Allen creó un sistema muy bueno que no supo comunicar al resto nada bien.

Afortunadamente, hay personas que se han dedicado a leer una y otra vez Organízate con eficacia, Sé más eficaz y Haz que funcione para comprenderlos y transmitir el método creado por David Allen al resto del mundo.

Así que, en este post, te cuento cómo mejorar tu productividad con el método GTD.

Lo haré a través de mi interpretación de todo lo que he leído en este último año sobre el método GTD e intentaré explicártelo de la mejor forma posible.

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Introducción a GTD

Qué es el método GTD

Empecemos por el principio. Getting Things Done (GTD) es un método creado por David Allen para mejorar tu productividad personal en un 30%.

Surge para reducir el estrés generado por esta nueva forma de trabajar que llegó en la segunda mitad del siglo XX para quedarse.

Una nueva forma que deja atrás los trabajos predictivos, aquellos que comienzan y acaban siempre a la misma hora y en la que además, no tienes que tomar ninguna decisión. Llegas, haces tu trabajo de costumbre y te vas.

Sabemos muy bien qué son las horas extra, qué es comenzar el día con una planificación y esa frustración que se siente al tener que cambiarla por completo ante un imprevisto.

Por qué necesitas GTD

Hoy en día sufrimos la famosa fatiga de decisión de Ryder Carroll: tomamos demasiadas decisiones a lo largo del día. Y esto nos genera estrés.

Estrés que no procede de la cantidad de información que recibimos, sino del miedo a lo desconocido. ¿Por qué te estresa ver tantos correos sin leer en tu bandeja de entrada? ¿Sentirías la misma sensación si supieras que el 70% de esos correos son publicidad?

Tienes miedo de descubrir qué hay detrás de cada uno de ellos. Miedo de no saber cómo abordar las tareas asociadas a esos correos.

Hablando de miedo, no podemos evitar el estar pensando constantemente en algo para que no se nos olvide. «Que no se me olvide responder el e-mail del cliente de ayer», «que no se me olvide recoger la ropa del tinte», «¡no se me puede olvidar pagar el alquiler el día 1!».

Y déjame decirte que, utilizar la memoria como agenda no es una buena idea. ¿Sabías que la memoria a corto plazo sólo es capaz de almacenar unos nueve elementos durante diez minutos?

Los 5 pasos del Método GTD

Vaciar la mente es el paso previo a la implementación del método GTD.

La mente no es una «herramienta» fiable para almacenar tareas a realizar y a veces nos induce estrés al recordarnos tareas pendientes en el momento en el que no podemos hacerlas.

Es decir, hace que empleemos la mayoría de nuestro tiempo y energía en el Círculo de Preocupación, en circunstancias sobre las que no tenemos ningún tipo de control.

Círculo de Influencia Stephen Covey. Mejora tu Productividad en 5 pasos con GTD. Tidytoc
Círculo de Influencia. Fuente: «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva» de Stephen Covey.

Para evitar esta situación, David Allen propone vaciar la mente como paso previo a la implementación del método GTD.

Vaciar la mente de una forma estructurada y luego organizarla para saber qué hacer en cada momento.

¿Cómo lo hacemos? A través de los cinco pasos que te cuento a continuación.

1. Recopilar o capturar

¿Sabías que recibes información constantemente? Whatsapp, llamadas, e-mails, Redes Sociales, cartas, noticias, órdenes, cotilleos… ¡tienes infinidad de bandejas de entrada!

Por tanto, el primer paso del método GTD consiste en recoger toda esa información que te llega y guardarla en unos contenedores específicos llamados «bandejas de entrada».

Habrá información que recopiles tú de forma manual (lo que te dicen otras personas, un pensamiento que tengas, etc.) y otras que se capturen solas (e-mails que llegan a tu bandeja de entrada, mensajes que recibes en tu móvil, etc.).

Lo importante de este primer paso para vaciar la mente es que una vez que recopiles o captures la información tienes que olvidarte de ella, sacarla de tu mente hasta que el propio método te diga que tienes que realizar alguna acción.

2. Procesar o aclarar

Hasta ahora, tenemos información recopilada o capturada en una serie de bandejas de entrada. Pero, como no hemos pensado en ello ni tomado ninguna decisión al respecto, sólo tenemos incertidumbre.

Procesar o aclarar es el segundo paso para vaciar la mente y consiste en vaciar nuestras bandejas de entrada haciéndonos una serie de preguntas que nos ayudarán a decidir qué vamos a hacer con el contenido recogido en ellas:

  • Eliminar.
  • Archivar.
  • Incubar.
  • Delegar.
  • Hacer.
  • Aplazar.

Cada día, tomarás cada elemento de tus bandejas de entrada y decidirás qué hacer con él siguiendo lo indicado en el siguiente diagrama.

Diagrama GTD, Mejora tu Productividad en 5 Pasos con GTD. Tidytoc

¿Cuándo debo hacer una tarea y cuándo he de aplazarla? Para tomar esa decisión, David Allen crea la «Regla de los 2 minutos»: si te va a llevar más tiempo organizarlo que hacerlo, hazlo.

Por último, recuerda que debes vaciar todas las bandejas de entrada cada día y que, una vez que un elemento sale de la bandeja de entrada no puede volver a ella.

3. Organizar

El tercer paso, organizar, está implícito en procesar o aclarar puesto que una vez decides qué hacer con cada elemento lo lógico es moverlo directamente al contenedor adecuado:

  • Las acciones con fecha objetiva irán a tu agenda/calendario.
  • Las que no tienen fecha objetiva irán a los contextos que hayas definido.
  • La información que no requiere acción, irá a la papelera, al archivo o a la incubadora.

Información que no requiere acción

Información que nos llega a través de cualquier de nuestras bandejas de entrada y que no nos supone ningún tipo de acción: ni delegar, ni hacer ni agendar.

Ejemplos de este tipo de información son: propaganda, revistas, e-mails informativos, sugerencias de conocidos, etc.

Cuando recibimos esta información tenemos que preguntarnos: ¿La voy a necesitar/consultar en algún momento?

Si la respuesta es «no», irá a una papelera física, digital o mental (en el caso de que se trate de un comentario o pensamiento que te llega).

Si, por el contrario, la respuesta es «sí», tú decides dónde guardarla para que esté disponible cuando la necesites: un cajón, carpeta física o virtual, en la nube, en la lista «Algún día/tal vez» si se trata de alguna película/libro que te han recomendado y que sabes que consultarás periódicamente, etc.

Acciones con fecha objetiva

Las acciones con fecha objetiva son tareas que tienes que hacer y que sabes cuándo deben estar listas.

Y por fecha objetiva no nos estamos refiriendo a una que tú te hayas impuesto, ya que sabemos que, ante un día perezoso o atareado, las fechas que únicamente dependen de ti las acabas moviendo.

Las fechas objetivas son siempre impuestas por un tercero. ¿Aplazarías una tarea para tu jefe por no tener ganas de hacerla? ¿Dejarías de acudir al evento de tu amiga porque ese día prefieres ir al gimnasio? Seguro que en ambos casos cumplirías el compromiso para evitar posibles represalias.

Cuando la fecha depende de ti, como mucho te quejarás de que eres un desastre y te lamentarás por procrastinar.

Acciones sin fecha objetiva

Aquí nos encontramos con tareas que sabemos que tenemos que hacer, bien porque nos las hemos autoimpuesto o porque nos las han dejado terceros, pero que no tienen una fecha límite.

Este tipo de tareas las anotaremos en listas que, en GTD, se conocen como «Contextos».

Cada contexto tiene un título y una lista de tareas homógenea. Todas ellas tienen algo en común.

Puedes tener un contexto titulado «teléfono» para listar en él todas las tareas que tienes que hacer en algún momento con la ayuda de un teléfono. Ejemplos: pedir cita a la peluquería, llamar al taller, llamar a una amiga para poneros al día, etc.

Ahora imagínate que estás haciendo cola para entrar en una tienda y que tienes a unas cuantas personas por delante. ¿Prefieres perder el tiempo contemplando cómo avanza la cola o sacar tu contexto «teléfono» e ir quitándote tareas de la lista?

4. Evaluar o reflexionar

Es decir, revisar.

Revisar es el hábito más importante a la hora de implementar cualquier método de productividad personal.

GTD es uno de los métodos de productividad personal más robusto que conozco porque precisamente no deja nada a tu imaginación.

El propio método te dice exactamente cuándo tienes que hacer cada tarea. Pero todo sistema de productividad es dinámico: surgen nuevas tareas y vas completando otras.

Así que, si quieres seguir confiando en el sistema tienes que revisarlo. Los tres pasos anteriores no servirían de nada sin el hábito de revisar.

Revisión diaria

¿Qué contenedores deberás revisar diariamente? Sólo los que contienen próximas acciones que tienes que realizar tú.

Por tanto, revisarás tu agenda/calendario todos los días, varias veces al día, porque ahí tienes las tareas con su fecha objetivo.

Además, también revisarás los contextos que correspondan para ir avanzando tareas en tiempos muertos.

Revisión semanal

Esta revisión es la que más tiempo lleva porque, ahora sí, tienes que revisar todos los contenedores.

Como te dije, es un método dinámico y eso significa que a no ser que hagas la revisión semanal cada vez irá perdiendo más fiabilidad.

Antes de comenzar la revisión semanal, asegúrate de recopilar o capturar información que haya podido quedar suelta y, a partir de ahí, procesa/aclara todas las bandejas de entrada.

5. Hacer

Por último, el quinto paso es precisamente hacer, ponerse manos a la obra.

El método GTD te indica qué hacer en cada momento, pero eres tú quien defines cómo y a qué ritmo ejecutarlo.

Antes de empezar con el Método GTD

Ahora que ya conoces qué es el método GTD y qué pasos debes seguir para implementarlo, te dejo por aquí unos consejos finales a tener en cuenta antes de empezar con el método.

  • El método GTD supondrá un cambio muy grande en tu rutina de planificación. Así que no te agobies si las primeras semanas no eres capaz de implementarlo 100%. Vete poco a poco.
  • El primer día, tómate tu tiempo para definir bien los contenedores y contextos. Ten en cuenta que algunos de ellos serán físicos y otros digitales.
  • No intentes cambiar el método saltándote pasos o incorporando modificaciones. Sólo conseguirás mejorar tu productividad personal con GTD si implementas los cinco pasos «a pies juntillas».

Espero que este método te ayude a centrarte en resultados y a dejar de preocuparte de lo que tienes que hacer (persona ocupada) para ocuparte únicamente de lo que puedes hacer YA (persona productiva).

Si te apetece, cuéntame en comentarios: ¿conocías el método GTD? ¿lo has utilizado alguna vez?

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