Cómo tener Reuniones Efectivas

¿Cuántas veces habéis estado en una reunión sólo de cuerpo presente? Estás sentado, escuchando de fondo lo que tus compañeros dicen, pero tu mente se ha ido a ver qué necesitas comprar para la cena, a intentar resolver los problemas que tienes últimamente en casa, a descubrir quién es el asesino de la novela que estás leyendo…

¿Y cuántas veces has sentido que los asistentes no te están prestando atención o incluso están intentando no quedarse dormidos? Te esfuerzas en explicar con detalle todos los puntos de la reunión para que no haya ningún tipo de duda pero parece que no les importa.

Si te has visto en una de las situaciones anteriores, o en ambas, significa que has acudido o has organizado reuniones inefectivas, o ambas.

Pero, ¿qué quiero decir con reuniones inefectivas?

Basándome en la definición del adjetivo «efectivo», una reunión deja de ser efectiva en el momento en el que no se está cumpliendo su objetivo. Es decir, si organizas una reunión para que cada miembro de tu equipo conozca cuál es su objetivo para el año 2019 pero, al finalizar, dispara una batería interminable de preguntas porque no le ha quedado claro qué va a tener que hacer, tu reunión no ha sido efectiva.

Efectivo: que produce el efecto esperado, que va bien para determinada cosa.

Real Academia Española (RAE)

Y es que, para cumplir tu objetivo, es importante definir una metodología que te guíe a lo largo de la preparación, desarrollo y cierre de la reunión.

Existen cientos de reglas y «buenas prácticas» sobre cómo dirigir una reunión para que sea efectiva. Sólo tienes que ir al buscador de Google y teclear «cómo hacer reuniones efectivas» y, voilà, ya tienes cerca de 7,090,000 resultados que mirar. No te preocupes, te explico mi método.

Fase de preparación

Una vez fijada la reunión en el calendario, y conocidos los asistentes, comienza la fase de preparación.

La agenda

Lo primero es estructurar el contenido a través de una especie de esquema que se conoce como la agenda de la reunión. La agenda contendrá todos los puntos a tratar, quién va a dirigir cada uno de ellos y qué duración estimada han de tener:

En el ejemplo, Sofía Ortiz ha convocado al responsable de cada departamento para conocer los resultados del año que acaba de vencer. Como organizadora de la reunión, Sofía presentará el motivo de la convocatoria a través de la introducción y será la encargada del cierre con un breve resumen de sus impresiones.

Te aconsejo que no programes reuniones de más de una hora ya que, a no ser que el contenido sea muy ameno, los asistentes dejarán de prestar atención. Es más efectivo programar varias reuniones de una hora que una única reunión de tres horas. Si es estrictamente necesario que tu reunión dure más tiempo, programa descansos de cinco minutos por cada hora extra.

Las preguntas son otro factor a tener en cuenta a la hora de preparar la agenda, ya que son grandes consumidoras de tiempo. Hay quien permite que los asistentes interrumpan la exposición para realizar preguntas; hay otros que prefieren dedicar unos minutos para la ronda de preguntas al final de su intervención. Escojas una u otra opción, fija una duración determinada para las preguntas e inclúyela en la agenda de la reunión.

Definida la agenda, no olvides enviársela a los asistentes con la suficiente antelación para que puedan revisarla y sugerir cambios. Este paso es clave para evitar temas inesperados que hagan que tu reunión se alargue más de la cuenta.

Tu esquema-guía

Si has de exponer uno de los puntos de la agenda, asegúrate de tener claro qué quieres transmitir. Puedes elaborar un «esquema-guía» para que no se te olviden los «puntos clave». Los puntos clave son aquellos que quieres que los asistentes recuerden tras salir de la reunión y, por ello, te recomiendo que no sean más de cinco. En mi caso, suelo anotar mi esquema-guía en formato digital utilizando la aplicación OneNote de Office365 ya que, de esta forma, me es más fácil añadir/modificar/eliminar contenido; incluso puedes añadir casillas de verificación para indicar que ya has finalizado un punto.

Material auxiliar

Ya tenemos la agenda de la reunión y nuestro esquema-guía. Ahora sólo tenemos que definir si vamos a exponer nuestros puntos con o sin material de apoyo (presentación de PowerPoint, pizarra, imágenes, etc.) y asegurarnos de que la sala de la reunión cuente con los medios adecuados (proyector en caso de necesitar mostrar una presentación, pizarra con rotuladores, etc.) o llevarlos nosotros mismos.

También es importante que lleves contigo tarjetas de visita si personas ajenas a tu organización están invitadas a la reunión.

En la reunión…

Tendréis delante vuestro esquema-guía con los puntos clave. Cíñete a él y no te vayas por las ramas ya que entonces harás que tus oyentes entren en confusión y pierdan el interés. Te repito que tu objetivo ha de ser que el resto de asistentes salga de la reunión recordando tus puntos clave.

También es importante que tomes notas de lo que se comente en la reunión. Puedes hacerlo en formato papel o digital. La ventaja del formato digital es que te permite realizar anotaciones en cada punto de la agenda de la reunión, adjuntar imágenes, añadir enlaces a páginas web… y compartir tus notas con otros compañeros. De nuevo, aplicaciones como OneNote pueden ser tus grandes aliadas en este aspecto.

Por último, no olvides indicar tu preferencia a la hora de responder posibles dudas: ¿prefieres que te hagan las preguntas sobre la marcha o una vez finalidad tu exposición? En la agenda de la reunión hay un tiempo destinado a la ronda de preguntas así que no permitas que se sobrepase. Y, ten presente que siempre pueden contactar contigo por correo para resolver dudas de última hora.

Cierre

Volviendo a la definición de «efectivo», toda reunión ha de finalizar con un breve resumen de los puntos clave ya que, ¿cuál es el principal objetivo del organizador? ¡Precisamente que se cumpla el objetivo indicado en la introducción de la reunión!

Aprovechando que todos los implicados están presentes, también es un buen momento para programar próximas reuniones, definir los siguientes pasos a seguir, fijar hitos y establecer fechas de entrega. Todos sabemos que la comunicación se demora más si se produce a través del correo electrónico.

Consejos clave

• No organices reuniones de más de una hora. De no ser así, programa un descanso de cinco minutos por cada hora extra.
• Prepara la agenda de la reunión con los puntos a tratar, su duración e indica quién los va a exponer. Envíasela a los asistentes.
• Prepara tu esquema-guía con los puntos clave (cinco como máximo).
• Toma notas de la reunión, preferiblemente en formato digital.
• Cierra la reunión con un resumen de los puntos clave y la programación de próximas reuniones, siguientes pasos, hitos y fechas de entrega.

¿Te has dado cuenta? Son cinco porque mi objetivo es que, cuando seas el organizador o asistente de tu próxima reunión, tengas presente al menos estos consejos clave.

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