[Tid] Aprender a planificar: Inventario mental, Bullets y Prioridades

Los contenidos de esta entrada son los cimientos para comenzar a planificar. Y es que, antes de utilizar una agenda, planificador, Bullet Journal o similar hay que saber transformar nuestros pensamientos desordenados en información clara y concisa.

Creemos, erróneamente, que planificar es anotar las tareas que debemos realizar cada día. Pero va mucho más allá. Si fuera tan sencillo todos nos planificaríamos perfectamente y seríamos capaces de alcanzar todo lo que nos proponemos pero, en la práctica, no es así.

La planificación es el proceso mediante el cual se fijan unos objetivos y se establece la ruta para conseguirlos.

Los métodos de planificación nos ayudan a organizar las acciones para alcanzar nuestros objetivos pero, como si se tratase de una ecuación ya definida, el resultado depende de las variables de entrada que nosotros le damos.

Por eso, es importante trabajar en cómo preparar la información antes de pasarla por cualquier sistema de planificación. Para ello, hablaremos del inventario mental, de los bullets y de las prioridades.

El inventario mental

La fatiga de decisión es el cansancio mental, no físico, que experimentamos tras tomar muchas decisiones.

Antes de tomar una decisión nos informamos bien de lo que se nos plantea y analizamos las distintas opciones que tenemos con sus consecuencias.

¡Tomamos unas 35000 decisiones al día! Así que imagínate tener que realizar todo el procedimiento anterior 35000 veces, todos los días. Cuando llevamos unas cuantas repeticiones comenzamos a cansarnos y la calidad de nuestras decisiones disminuye.

En el libro El Método Bullet Journal, Ryder Caroll muestra las consecuencias de la fatiga de decisión con un ejemplo cotidiano que, seguro, te suena «Es más probable tomar una cena no saludable al final del día que un desayuno no saludable al principio, cuando el depósito de fuerza de voluntad está lleno».

¿Cómo nos recuperamos de la fatiga de decisión? A través del inventario mental.

Estoy segura de que la mayoría de las decisiones que ocupan vuestra pensamiento no son necesarias. No son más que distracciones y, por ello, hay que identificarlas para que no aparezcan como variable de entrada en nuestro sistema de planificación.

Un inventario mental está formado por tres columnas:

  • Qué estoy haciendo.
  • Qué debería hacer.
  • Qué me gustaría hacer.
Inventario Mental. Puedes descargarlo aquí.

Tienes que ser capaz de clasificar todas las decisiones que se agolpan en tu mente en estas tres columnas. Así, el inventario mental se convierte en una fotografía a tiempo real de tus preocupaciones.

¿Cómo identifico las distracciones? Toma cada elemento y pregúntate:

  • ¿Es vital? Hay ciertas responsabilidades que no podemos eludir como una entrega en el trabajo, un examen, pagar el alquiler, etc.
  • ¿Es útil? Tanto para ti como para tus seres queridos.

Cualquier pensamiento que no supere alguna de las preguntas anteriores es una distracción. Por tanto, ELIMÍNALA.

Al final, tendrás dos tipos de tareas: las que tienes que hacer (responsabilidades) y las que quieres hacer (objetivos). Éstas son las únicas que deben aparecer en tu agenda, planificador, Bullet Journal o cualquier otro método de planificación que utilices.

Las prioridades

Nos hemos olvidado de las distracciones pero, aún tenemos una lista considerable de responsabilidades y objetivos. Seguro que no todos tienen el mismo peso y/o prisa.

Nuestro sistema de planificación nos permite organizar las tareas pero no nos da su orden de prioridad. Somos nosotros los encargados de hacerlo. Y, ¿cómo?

En Gestión del Tiempo (I) ya abordamos este tema. Para establecer prioridades podemos seguir estas directrices:

  • Preguntar al destinatario de la tarea. Muchas veces las tareas vienen definidas por jefes, clientes, tutores… así que, ¡pregúntales a ellos directamente cuál es el orden de prioridad!
  • Prestar atención a nuestro entorno. Identifica los temas más comentados en clases, reuniones, anuncios y comunicados. Las tareas vinculadas con esos temas serán tu prioridad.
  • Fijarnos en el de al lado. Esto puede ayudarte si eres nuevo o tienes dificultades para identificarlas, pero también puede ser una ventaja si quieres desmarcarte y explorar otras nuevas.

¿Y si hay más de una tarea con la misma prioridad? Entonces ordénalas según tu estado de ánimo. Las primeras horas de la mañana son las mejores para lidiar con las tareas más complicadas; las más livianas las dejo para después de comer porque es cuando empiezo a notar el cansancio del día.

Los Bullet

Una vez que ya tenemos claro nuestros objetivos y responsabilidades, habiéndolos ordenado en función de su prioridad, es hora de transferir toda la información a nuestro sistema de planificación.

Puede parecer un proceso largo: primero, identificar y descartar las distracciones; luego, establecer prioridades… y todo eso ¡sin haber tocado aún la agenda! No te preocupes, en cuanto cojas práctica, harás todos estos pasos mentalmente en cuestión de segundos.

Todo el trabajo anterior no sirve de nada si no anotamos la información adecuadamente en nuestro sistema, es decir, con frases ni demasiado largas ni demasiado cortas.

«Tengo que enviarle un correo a mi jefe con el presupuesto de este año para el proyecto Papelería» es demasiado largo. Si todos tus registros tienen esta longitud te va a ser difícil enterarte, de un simple vistazo, de lo que tienes que hacer. Y, en cuestiones de planificación, ¡buscamos eficiencia siempre!

«Enviar correo a jefe» es demasiado corto ya que estás perdiendo información (el porqué).

Sin embargo, «Correo jefe: presupuesto Papelería» tiene la longitud suficiente como para no omitir datos importantes ni excederse.

Por último, conviene que coloques un símbolo, delante de cada registro, para clasificar la información en tareas pendientes, tareas completadas, notas, etc. Independientemente del sistema que utilices (agenda, planificador, etc.), aconsejo utilizar los símbolos del método Bullet Journal.

Símbolos del Bullet Journal.

Y con esto, ¡ya está todo! Ahora, escoge una libreta que te guste de verdad, en formato papel o digital, ábrela y ponte a planificar de verdad.

Acerca de tidytoc

¡Hola, soy Nuria! Project Manager especialista en productividad y organización empresarial. Ayudo a emprendedoras online y profesionales a organizar y tomar el control de su trabajo para seguir creciendo profesionalmente sin renunciar a su vida personal.

1 Comentario

  1. […] en el que puedo fijar todas las listas que quiera para verlas a la vez. Es perfecta para crear un inventario mental […]

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