Hace un par de semanas, decidí retomar las metodologías ágiles mencionando tres herramientas de gestión del trabajo:
- Administración Por Objetivos (APO).
- Objetivos S.M.A.R.T. Y KPIs.
- OKRs.
En «Metologías ágiles (II).OKRs» hablamos de la herramienta más actual, es decir, de cómo los objetivos y resultados clave ayudan a los empleados de una empresa a remar en la misma dirección, con prioridades claras y a ritmo constante.
Pues bien, hoy analizamos la Administración Por Objetivos (APO) o «Management By Objectives (MBO)».
¿Qué es APO?
La Administración Por Objetivos (APO) es una herramienta de gestión de trabajo introducida por Peter Drucker, en 1954, a través de su libro «The Practice of Management».
Su propósito es mejorar la eficiencia de los trabajadores de una empresa mediante una serie de objetivos acordados por la dirección (CEOs, jefes de departamento, etc.) y los empleados.
Y, ¿cómo se implanta esta metodología en la empresa? Para la migración, Peter Drucker recomienda los siguientes pasos:
- Fijar o revisar los objetivos organizacionales de la empresa.
- Trasladar estos objetivos «en cascada». La dirección fijará, junto con los jefes de área, los objetivos de cada departamento y éstos a su vez se sentarán con cada miembro del equipo para animarles a fijar sus propios objetivos. Por supuesto, los objetivos de los tres niveles (dirección, departamentos, empleados) han de ser S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Acceptable, Realistic, Time-bound) y han de estar alineados entre sí.
- Realizar un seguimiento del progreso de los empleados.
- Evaluar los resultados de los empleados. Cada cierto tiempo (normalmente dos veces al año), los jefes de área se reunirán con cada miembro de su departamento para saber si están cumpliendo o no sus objetivos.
- Recompensar a los empleados que han cumplido sus objetivos.
Podéis encontrar ejemplos de la metodología APO aplicada a distintos tipos de empresas en este enlace.
Luces y sombras
La metodología APO tuvo una gran acogida, especialmente a mediados de los 70, debido a que:
- Mejora la motivación y el compromiso de los empleados. Éstos se esforzarán más en cumplir sus objetivos para ganar la recompensa prometida.
- Mejora la comunicación entre la empresa y el empleado. Al menos un par de veces al año, jefe y empleado se sientan para charlar sobre objetivos y resultados.
No obstante, no es oro todo lo que reluce. A partir de 1990 se produce el declive de la Administración por Objetivos.
Pero, no sólamente es criticada por las empresas que ya la había adoptado sino que, el propio Peter Drucker identificó dos grandes problemas en la herramienta que había creado años atrás:
- Los empleados sólo se preocupan por las tareas recogidas en su hoja de objetivos. ¿Para qué preocuparse por algo por lo que no voy a recibir una recompensa?
- Los jefes evalúan los resultados de forma cuantitativa, sin tener en cuenta aspectos cualitativos.
Para hacer frente a esta situación, se plantean dos soluciones que seguirían haciendo válida la metodología APO:
- Seguir con la evaluación cuantitativa de los resultados, pero equilibrar los objetivos mediante modelos de gestión como el Cuadro de Mando Integral (CMI).
- Tener en cuenta factores cuantitativos y cualitativos en la evaluación.
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