Metodologías ágiles: Bullet Journal y Kanban

Hoy hablaremos de dos metodologías ágiles, el conocido Bullet Journal y el no tan conocido tablero Kanban, que podemos adaptar e incorporar a nuestro propio sistema de planificación y organización.

El Bullet Journal

¿Qué es?

El Bullet Journal, también conocido como BuJo, es un método de organización personal enfocado a resultados. Fue creado por el diseñador de productos digitales Ryder Carroll, cuando éste intentaba dar solución a su déficit de atención.

Para llevarlo a cabo, se requiere un cuaderno, un bolígrafo y familiarizarse con los bullets o símbolos utilizados para especificar qué estamos planificando (tareas, eventos, notas, algo prioritario, ideas, etc.).

¿Cómo aplicarlo?

Solamente se necesita un cuaderno y un bolígrafo. A pesar de que existen cuadernos específicos para este fin, se puede utilizar uno convencional.

Se utilizará un cuaderno por año, el cual ha de estar numerado y dividido en cuatro secciones:

• Index. El índice ocupa las primeras páginas y se irá actualizando a medida que se añadan entradas al cuaderno.

• Future log. Es un registro anual en el que se indicarán tareas y eventos que ya estén fijados al comienzo del año.

• Monthly log. El registro mensual aparecerá al inicio de cada mes y se divide en dos: un calendario en el que anotar los eventos y una lista de tareas.

• Daily log. En esta sección se anotarán las tareas y eventos previstos para el día a día.

Las tareas, eventos, notas… que se incluyan en cada uno de los registros han de estar precedidas por su símbolo correspondiente y expresadas de forma clara y concisa. De lo contrario, no sería una metodología de organización ágil…

• Las tareas se indicarán con un punto (tarea pendiente). Una vez completadas, se incluirá una «x» sobre dicho punto (tarea realizada). Si decides aplazar la tarea, añade el símbolo «>» (tarea migrada) y colócala en el nuevo día/mes; si no sabes cuándo vas a realizarla pero estás seguro de que será a corto plazo, coloca el símbolo «<» (tarea programada). Si finalmente decides no realizar la tarea, simplemente táchala (tarea irrelevante).

• Los eventos irán precedidos de un círculo (○).
• Las notas se indicarán con un guión medio (-).
• Se utiliza el asterisco (*) para resaltar la importancia de la tarea/evento/nota.
• Las exclamación (!) se utiliza para anotas ideas.

Éstas son algunas pinceladas del método. No obstante, podéis consultar su página web para acceder a información más detallada.

¿Cómo lo adapto a mi propio sistema?

Cuando comencé a leer noticias y tweets sobre el Bullet Journal, dediqué una semana a analizar el método y a pensar en si realmente me sería útil en mi día a día en el trabajo.

Mi respuesta fue negativa. El principal inconveniente que encontré es el tiempo:

• A no ser que adquieras un cuaderno específico para Bullet Journal (cuesta unos 22€), has de crear a mano el índice y el registro anual. De acuerdo, es una tarea que sólo hay que realizar al comienzo de cada cuaderno pero, no olvides que ambas son secciones vivas que requieren ser actualizadas a menudo.

• Mensualmente, es necesario crear a mano el registro de cada mes. A esto hay que añadir nuevamente sus actualizaciones.

Además, no soy partidaria de ir hacia atrás. Necesito que mi herramienta de planificación y organización, que utilizo para conseguir unos resultados más eficientes, vaya siempre en un único sentido: el de avance. Únicamente admito dar marcha atrás para actualizar el índice, ya que creo que esta sección es indispensable en cualquier herramienta de organización laboral.

Si a vosotros no os preocupa el factor tiempo, éste es vuestro método. Además, a pesar de que en un principio surgió como una metodología ágil, hoy en día se ha convertido en un arte. Hay canales de Youtube, como el de AmandaRachLee , dedicados únicamente a mostrar su Bullet Journal mes a mes.

No obstante, no todo van a ser inconvenientes: descubrí que los bullets o símbolos para identificar las tareas/eventos/notas resultan de gran utilidad, ya que te permiten ahorrar tiempo. Y, tiempo es precisamente lo que no nos sobra en el trabajo.

Por lo tanto, haciendo un par de modificaciones en los bullets preestablecidos, mi planificador se ha convertido en una herramienta mucho más visual y eficiente.

Como podéis ver, aparecen cuatro modificaciones: prefiero indicar las tareas/eventos prioritarios con exclamación (!), puesto que suelo utilizar el asterisco (*) para enlazar frases; desaparecen así las «ideas» de mi planificador (las anoto en la libreta A5 que mostré en la entrada anterior). Finalmente, incorporo un símbolo para fechas de entrega y otro para el envío de correos.

Y, ¡éste es el resultado

El tablero Kanban

¿Qué es?

El término Kanban, que da nombre a una de las metodologías ágiles más utilizadas hoy en día en Gestión de Proyectos, procede del japonés y se puede traducir como «tarjetas visuales» (kan = visual, ban = tarjetas).

Esta técnica fue creada por Toyota para controlar el avance del flujo de trabajo en líneas de producción, y está enfocada a buscar la mejora continua y continuada reduciendo cuellos de botella.

¿Cómo se aplica?

La metodología Kanban utiliza como herramientas un tablero y varias tarjetas (pueden ser post-it).

En cada tarjeta anotaremos tareas u objetivos, que pueden ser ejecutados por nosotros mismos o asignados a un tercero.

El tablero está formado por tres columnas que representarán de izquierda a derecha el estado actual del flujo de trabajo:

• To do → tareas/objetivos a realizar, aún no han comenzado.
• Doing → tareas/objetivos en curso.
• Done → tareas/objetivos finalizadas/conseguidos.

La idea es colocar las tarjetas en el tablero, en la columna correspondiente, de tal forma que cada una de ellas pase por las tres fases (pendiente, en progreso, finalizada) en las que se divide el flujo de trabajo. Esto nos permite obtener «fotos» de la situación actual.

¿Cómo lo adapto a mi propio sistema?

Os preguntaréis: ¿para qué quiero un tablero Kanban si ya tengo mis tareas anotadas en un planificador? La respuesta es sencilla: porque la metodología Kanban no pretende ayudarte a planificar sino que evalúa cómo lo haces.

La idea no es hacer tableros Kanban diarios, ya que eso nos llevaría mucho tiempo y hemos quedado en que el tiempo es un factor clave. Lo que queremos es crear un tablero para mejorar nuestra eficiencia en un área determinada:

• Si eres estudiante, te interesará conocer tu evolución en una asignatura. Podrás crear un tablero Kanban por asignatura, en el que anotarás tus objetivos, tareas, exámenes, etc. Te ayudará a ser más constante y a evitar que te pille el toro en época de exámenes.
• Si trabajas, el encontrar en qué área quieres evaluar tu eficiencia, depende de ti (hay infinidad de trabajos con tareas muy específicas, no se puede generalizar como en el caso anterior).

Os pongo un ejemplo claro: trabajo como ingeniero desarrollando proyectos, por lo que tengo un tablero Kanban para cada uno de ellos, independientemente de si soy la líder del mismo o simplemente doy soporte a otros compañeros. Como ya os he dicho, no sólo debes incorporar aquellas tareas en las que tú eres el ejecutante, también has de indicar las que han de realizar otros en favor de la misma causa.

Y, ¿tengo que ir con mis tableros Kanban cargando todo el día?… ¡por supuesto que no! Al tener que utilizar tarjetas que se van moviendo a lo largo del tablero, éstos suelen tener un tamaño A3 como mínimo y están pensados para colocarlos en una pared de tu lugar de trabajo/ escritorio /aula.

Si eres de los que, sólo con ver la foto anterior, ya has tenido ganas de abandonar el barco… espera, tengo algo para ti. Para los más perezosos, existen tarjetas magnéticas destinadas a ser colocadas en pizarras convencionales para construir tu tablero.

Si aún te sigue dando pereza pero te gustaría aplicar esta metodología, no tienes excusa, existen tableros online como el que ofrece KanbanTool.

Y hasta aquí la entrada de hoy. Seguiremos viendo más metodologías que se pueden aplicar para mejorar tu eficiencia, tanto en el estudio como en el mundo laboral. Sólo tienes que quedarte con aquélla que más se adapte a tus necesidades. En tu caso, ¿cuál es?

---

¡No olvides suscribirte al blog para recibir un correo electrónico cada vez que publique una entrada!

Además, también puedes seguirme en Redes Sociales: @tidytoc