Una de las cualidades que todo emprendedor debe cultivar es la organización. Y, para ello, nada mejor que conseguir un poquito de ayuda. Yo soy una fanática de utilizar herramientas digitales que me ayuden a organizarme. Sin duda, una de las mejores que he probado es Notion.
Notion me permite organizar no solo mi vida personal, sino también mi negocio y mis clientes. En Notion puedo, además, integrar todas las herramientas digitales que utilizo como Evernote, Google Calendar, Google Drive… de manera que todo mi trabajo con estas aplicaciones no caiga en saco roto.
Es increíble el nivel de productividad que puedes llegar a alcanzar utilizando esta herramienta. Notion te permite crear, con mucha facilidad, calendarios, To-Do’s, listas, notas y, en definitiva, planes de acción.
Pero si Notion se ha convertido en mi plataforma de organización estrella es por lo versátil y accesible de esta herramienta. Puedes acceder a Notion desde cualquier dispositivo, se puede ingresar desde la mayoría de navegadores y la aplicación móvil es compatible con la mayoría de los teléfonos inteligentes.
Si bien aprender cómo usar Notion no te hará mágicamente más productivo, lo que sí puedo garantizarte es que te facilitará el manejo de tus actividades. Además, si trabajas en equipo podrás coordinar todas las tareas con tus compañeros desde un único lugar.
A continuación, voy a explicarte cómo empezar con Notion y los pasos para crear tu primera agenda semanal.
¿Por qué usar Notion?
Como ya debes saber, Notion es una herramienta que uso con frecuencia. Considero que es una de las mejores opciones para los emprendedores novatos. Cuanto antes aprendas a utilizarla, mejor.
Al comenzar un negocio digital, y durante todo su desarrollo, siempre va a haber un gran número de tareas pendientes. Dependiendo del tipo de emprendedor que seas, estas tareas dependerán de ti, o bien de tu equipo. Pero tanto si lo haces todo tú como si delegas, necesitas organizar tu tiempo; hacer una buena gestión. Si no sabes ni por dónde empezar, es posible que te bloquees.
Con Notion puedes desgranar todas las tareas que tienes que hacer en pequeños pasos. Ir una por una, apuntarlas, dedicarles un tiempo preciso y tacharlas de tu lista.
Además, al utilizar Notion no solo tienes la posibilidad de crear varios recursos administrativos, también tienes la posibilidad de compartirlos con otras personas, lo que lo convierte en una de las mejores herramientas de Team Building.
Y, lo mejor, como siempre digo: ¡puedes hacer todo esto desde una sola plataforma! No hace falta que te crees un perfil en Asana, una cuenta en Google, otra en Evernote… Con tener Notion basta.
¿Cómo usar Notion? Primeros pasos a seguir
Si eres asiduo de mi canal, sabrás muy bien que soy fan de la técnica “Learning By Doing” o, mejor dicho, aprender haciendo. Así que, obviamente, lo primero que debes hacer para aprender cómo usar Notion es descargar la aplicación o ingresar a su web oficial y completar el registro. Luego, vas a seguir los pasos que te presento a continuación:
Conociendo el Workspace
Antes de nada, vamos a familiarizarnos con tu espacio de trabajo o, como se llama en Notion, “Workspace. El espacio tiene un diseño simple, muy intuitivo, en el que la mayoría de funciones y acciones están muy a mano. Si te fijas bien en la esquina superior izquierda podrás ver tu nombre y correo electrónico. Justo debajo podrás encontrar tres opciones: Búsqueda, actualizaciones y, por último, ajustes y miembros. Esta última es una de las más relevantes. Haz clic en ella para ir al siguiente paso.
Personalización
La personalización es un paso muy importante. Con ella podrás tener una gestión mucho más cómoda y acorde a tus necesidades. En el apartado “Ajustes y miembros”, en la esquina superior izquierda, podrás encontrar la mayoría de las opciones de personalización. Al pinchar se te presentará la información de tu cuenta, permitiendo seleccionar una foto de perfil, cambiar nombre o contraseña, etc.
Debajo de “Mi cuenta” se encuentra la opción de “notificaciones” en donde podrás seleccionar cuáles son los avisos que deseas recibir. Otra opción muy importante es “Apps conectadas”, allí se encuentran todas las cuentas que puedes vincular con Notion, como Google Drive, Trello, Asana y todas tus favoritas. Además de estas opciones, en este apartado también puedes seleccionar el idioma, el día de inicio para la semana y el modo oscuro. Notion solo está en inglés o coreano, un handicap que espero solucionen algún día. Yo lo tengo en inglés, y será el idioma que utilizaremos en esta guía.
Primera página
Crear una página en Notion es muy fácil. En primer lugar, debes dirigirte a la esquina inferior izquierda de tu pantalla y seleccionar “New page”. En este punto, notarás que se ha abierto la ventana para la creación de una nueva página y tendrás dos opciones: utilizar una plantilla en “Template” o crear una desde cero. Mi recomendación personal es que utilices una plantilla. Más adelante, cuando comiences a ganar experiencia, te será más fácil y podrás crear una desde cero.
Una vez seleccionada la opción “Template” verás un amplio catálogo de plantillas que Notion tiene disponibles. Éstas se encuentran organizadas por categorías. Por lo tanto, será muy fácil para ti encontrar una acorde a lo que estás buscando. Puedes ir probando las plantillas que llamen tu atención con la pre-visualización y, cuando encuentres una que te agrade, solo tienes que presionar en “Use this template” y de inmediato se copiará en tu Workspace.
Con la plantilla seleccionada, el siguiente paso es personalizarla cambiando su título, seleccionando un icono, escogiendo una imagen de portada, etc… Una vez creada la página, ésta aparecerá en el lado izquierdo de la pantalla, debajo de las opciones mencionadas antes. Si haces clic sobre ella, verás que la plantilla contiene otras páginas, las cuales puedes personalizar y ajustar conforme a tu planificación.
Primera agenda semanal
Ahora que sabes un poco más sobre cómo usar Notion y cómo crear una nueva página, lo siguiente será aprender a crear una agenda semanal. Una agenda semanal es una herramienta que te permite tener el control de todas las actividades de tu semana, mes y año. Lo mejor es que solo tienes que hacerla una vez. Luego puedes copiar la misma plantilla semanalmente.
Personalización de la agenda semanal
Dentro de la página creada hay que buscar la opción señalada “New” y escoger el apartado “Nueva plantilla”. Con la nueva plantilla creada, vamos a personalizarla un poco, preferiblemente agregando un icono y una portada. Lo ideal es colocarle un título que nos permita saber fácilmente de qué se trata. Yo suelo llamarlas “agenda semanal” y agrego el número de la semana correspondiente cada vez que la duplico.
Tras la personalización debes marcar la fecha de inicio y la fecha de fin de tu semana, al igual que el mes correspondiente. Puedes buscar entre las etiquetas opciones que puedan ayudarte a tener un mejor control de tu objetivo. Ahora, el siguiente paso será darle forma a esta plantilla de agenda semanal. ¿Cómo vamos a hacer eso? Agregando los días de la semana en orden.
Al inicio de cada una de las filas podemos ver unos puntos detrás de los días que hemos agregado. Al hacer clic sobre ellos se despliega una serie de opciones que nos permitirán cambiar los colores o simplemente subrayar las palabras. Luego, debajo de cada día de la semana, procederemos a colocar una To-Do list, en la que se incluirá las tareas correspondientes a cada día. Si no te gusta la distribución, es muy fácil cambiarla, solo tienes que presionar los puntitos detrás de cada fila y moverla a donde más te guste.
Agregar las tareas
Con esto, la estructura principal de nuestra agenda semanal está prácticamente lista. Sin embargo, aún falta lo más importante: las tareas. En este punto, la herramienta nos brinda varias opciones. Por ejemplo: importar las tareas de la planificación mensual o anual, la posibilidad de crear listas To-Do´s, crear tablas… Siempre recomiendo copiar esta agenda semanal en vez de crear una nueva cada semana, ya que, si no logras completar una tarea, te será más fácil dejarla y realizarla la semana próxima.
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